Organize Sanayi Bölgesi personelinin kurum adına yaptığı harcamalarda belge düzeni ve diğer hatırlatmalar Bilindiği üzere Organize Sanayi Bölgesi günlük iş ve işlemlerinin yürütülebilmesi için personelleri vasıtasıyla mal ve hizmet alımları gerçekleştirmektedir.
Bu alımlarla ilgili olarak dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda müşavirliğimizce açıklanmıştır. Bu hususların dikkate alınarak uygulamada gerekli düzenlemelerin yapılması yerinde olacaktır.
Giderlerin ve masrafların etkin kontrolünü sağlamak amacıyla kasadan yapan ödemelerin asgari düzeye indirilmesi, mümkün olduğunca ödemelerin banka yoluyla gerçekleşmesi beklenmektedir.
Kurumsal kredi kartıyla yapılan alımların belgelerinin (fiş ve fatura) belirlenen sürelerde muhasebe birimine ulaştırılması vergi dairesine yapılacak olan beyanların doğruluğu için gerekmektedir.
Kurum adına yapılan bir masrafın muhasebe kayıtlarına alınabilmesi için vergisel açıdan uyulması gereken bazı şekil şartları bulunmaktadır. Ödeme yöntemi ne olursa olsun mümkünse Organize Sanayi Bölgesi adına düzenlenmiş fatura alınması, tutar fatura sınırını aşmıyorsa veya fatura almak mümkün değilse kasa fişi alınması gerekmektedir.
Kredi kartı slipi ya da ekstresi vergisel açıdan geçerli bir belge değildir. Karşılaşılacak herhangi bir denetimde bu belgelerin vergisel açıdan hiçbir hükmü bulunmamaktadır. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 227'nci maddesinde "Bu kanunda aksine hüküm olmadıkça bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir. (205 sayılı Kanunun 14'üncü maddesiyle eklenen fıkra) Defter tutmak mecburiyetinde olmayan mükellefler vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini tevsike mecburdurlar.
Bu Kanuna göre kullanılan veya bu Kanunun Maliye ve Gümrük Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak, kullanma mecburiyeti getirilen belgelerin, öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması halinde bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
Kanun koyucunun buradaki amacı vergilendirmede objektifliği ve otokontrolü sağlamak, keyfiliğin önüne geçmektir. Mükellefler tarafından gerçekleştirilen bu işlemlerin ise yine aynı kanunun 229 ve takip eden maddelerinde yer alan fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ve perakende satış vesikaları vb. belgelerle işin mahiyetine göre tevsik edilmesi gerekmektedir.
Yani kural olarak mükellefler tarafından gerçekleştirilen tüm işlemlerin belgeye bağlanması şart koşulmuştur.
Organize Sanayi Bölgesinin iç kontrol mekanizmalarının işleyişinin ve personel yetki limitlerinin kontrolünün de kanıtlayıcı belge ibrazı olmadığında mümkün olmayacağı açıktır.