# Site Yönetimlerinde Aralık Ayında Yapılması Gereken 10 Şey ### 1\. 2025 Yılı Öncesi Yeni Yatırım Bütçesi İhtiyacı * **Finansal:** Yatırım bütçesinin oluşturulması, finansman kaynaklarının belirlenmesi, mevcut demirbaşların amortisman takibi * **Operasyonel:** Demirbaş envanter kontrolü, bakım ihtiyaçlarının belirlenmesi * **Hukuki/Düzenleyici:** Gerekli yasal izinlerin kontrolü, yatırım kararlarının kurul onayı **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Mevcut demirbaşların envanter kontrolü | Teknik Müdür | Aralık Ortası | Envanter raporunun tamamlanma oranı (%) | | Gelecek yıl için yatırım kalemlerinin tespiti | Yönetim Kurulu | Aralık Sonu | Onaylanmış yatırım listesi | | Finansman seçeneklerinin araştırılması | Muhasebe | Ocak Başı | Finansman teklif sayısı | | Yönetim kurulu onayı ve bütçe nihaileştirilmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış yatırım bütçesi | --- ### 2\. 2025 İşletme Bütçesi Öncesi Piyasa Araştırmaları * **Finansal:** Piyasa fiyat araştırması, alternatif tedarikçi fiyat analizleri * **Operasyonel:** İhtiyaç duyulan malzeme ve hizmet listelerinin güncellenmesi * **Hukuki/Düzenleyici:** Tedarik sözleşmelerinin şartlarının incelenmesi **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Sigorta tekliflerinin alınması | Muhasebe | Aralık Sonu | Alınan teklif sayısı | | Bakım & tedarik ürünleri fiyat kıyaslaması | Satın Alma | Aralık Sonu | Güncellenmiş fiyat listesi | | Alternatif tedarikçi görüşmeleri | Satın Alma | Ocak Başı | İmzalanan ön protokol sayısı | | Sonuçların bütçeye entegre edilmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Revize edilmiş bütçe | --- ### 3\. Bakım Sözleşmelerinin Kontrolü ve Yenilenmesi * **Finansal:** Bakım sözleşme bedellerinin bütçeye uyumu * **Operasyonel:** Sözleşme sürelerinin ve koşullarının değerlendirilmesi * **Hukuki/Düzenleyici:** Sözleşme sürelerinin takibi, yasal zorunlulukların sağlanması **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Mevcut bakım sözleşmelerinin listesi | Teknik Müdür | Aralık Ortası | Eksiksiz bakım sözleşme listesi(%) | | Sözleşme bitiş tarihlerinin kontrolü | İdari İşler | Aralık Sonu | Güncellenmiş takip tablosu | | Yenileme için teklif alma | Satın Alma | Ocak Başı | Alınan bakım teklifi sayısı | | Yeni/yenilenen sözleşmelerin imzalanması | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | İmzalanan sözleşme sayısı | --- ### 4\. İşletme Bütçesi Harici Sürekli Giderlerin Analizi * **Finansal:** Bütçe dışı tekrar eden giderlerin tespiti, bütçeye dahil edilmesi * **Operasyonel:** Gider kalemlerinin süreçlere olan etkisinin analizi * **Hukuki/Düzenleyici:** Sözleşme veya hizmet şartlarının gözden geçirilmesi **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Bütçe dışı sürekli giderlerin listelenmesi | Muhasebe | Aralık Ortası | Tam liste çıkarma (%) | | Bu giderlerin sıklık ve tutar analizinin yapılması | Muhasebe | Aralık Sonu | Hazırlanmış analiz raporu | | Giderlerin yeni bütçeye entegrasyonu | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Revize edilmiş işletme bütçesi | | Kurul onayı | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış bütçe | --- ### 5\. Personel Sayısı ve Çalışma Koşullarının Değerlendirilmesi * **Finansal:** Fazla mesai maliyetlerinin azaltılması * **Operasyonel:** Personel sayısının iş yüküne uygunluğu * **Hukuki/Düzenleyici:** 4857 sayılı İş Kanunu’na uyum, fazla çalışma sınırlarının korunması **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Mevcut personel sayısı ve görev dağılımı | İnsan Kaynakları | Aralık Ortası | Personel envanter raporu | | Yıllık fazla mesai süresinin analizi | İnsan Kaynakları | Aralık Sonu | Fazla mesai saatlerinin düşürülmesi(%) | | Gerekli personel ihtiyacının belirlenmesi | İnsan Kaynakları | Ocak Başı | İstihdam planı | | Yeni yıla uygun personel düzenlemeleri | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış personel planı | --- ### 6\. 2024 Bütçe Aşımlarının Analizi * **Finansal:** Aşılan bütçe kalemlerinin tespiti ve nedenlerinin analizi * **Operasyonel:** Fazla harcama getiren süreçlerin iyileştirilmesi * **Hukuki/Düzenleyici:** Harcama usulsüzlüklerinin tespiti durumunda gerekli önlemler **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | 2024 bütçe gerçekleşmelerinin analizi | Muhasebe | Aralık Sonu | Analiz raporunun tamamlanması | | Aşım nedenlerinin belirlenmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Belirlenen ana neden sayısı | | İyileştirme aksiyonlarının planlanması | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış iyileştirme planı | | Takip ve izleme süreci | Muhasebe | Sürekli | Aşımın azaltılması (Yıl Oranı) | --- ### 7\. Ortak Alan Giderlerinin Bütçeye Dahil Edilmesi * **Finansal:** Elektrik, doğalgaz, su maliyetlerini doğru projeksiyonlarla bütçeleme * **Operasyonel:** Tüketim optimizasyonu, maliyet azaltıcı tedbirler * **Hukuki/Düzenleyici:** Fatura ve sözleşme şartlarının yasal uygunluğu **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Ortak alan giderlerinin geçmiş yıl analizi | Muhasebe | Aralık Sonu | Geçmiş yıl gider raporu | | Beklenen fiyat artış oranlarının belirlenmesi | Muhasebe | Ocak Başı | Tahmini artış oranı tespiti | | Bütçe projeksiyonlarına eklenmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Revize edilmiş bütçe | | Tüketim optimizasyon önlemlerinin planlanması | Teknik Müdür | Sürekli | Aylık tüketim azalması (%) | --- ### 8\. Enflasyon, Asgari Ücret ve Sektör Araştırmasının Dikkate Alınması * **Finansal:** Enflasyon oranı ve asgari ücret artışının bütçeye entegrasyonu * **Operasyonel:** Personel maliyetleri, tedarik maliyetleri, hizmet kalitesi * **Hukuki/Düzenleyici:** Asgari ücret ve resmi enflasyon verilerinin takibi **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Resmi enflasyon ve asgari ücret verilerinin toplanması | İnsan Kaynakları | Aralık Sonu | Güncel veri tablosu | | Sektör araştırması (piyasa ortalaması) | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Karşılaştırma raporu | | Bütçeye uyarlama | Muhasebe | Ocak Ortası | Revize edilmiş işletme bütçesi | | Onay ve iletişim | Yönetim Kurulu | Ocak Sonu | Onaylanmış bütçe duyurusu | --- ### 9\. Envanter, Yevmiye, Kebir Defter Tasdikleri * **Finansal:** Mali kayıtların yasal uygunlukta tutulması * **Operasyonel:** Defter tasdik süreçlerinin etkin yönetimi * **Hukuki/Düzenleyici:** Vergi usul kanunlarına ve ilgili mevzuata uygunluk **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Envanter, yevmiye, kebir defterlerinin hazırlanması | Muhasebe | Aralık Sonu | Eksiksiz defter seti (%) | | Noter tasdik sürecinin takibi | Muhasebe | Ocak Başı | Zamanında tasdik oranı (%) | | Dijital arşiv sistemine yükleme | Muhasebe | Ocak Ortası | Dijital kayıt tamamlama(%) | --- ### 10\. Yıl Sonu Mutabakat ve İdari Düzenlemeler * **Finansal:** Aidat ödemeleri, mutabakat, kıdem tazminatı yükü hesaplamaları * **Operasyonel:** Demirbaş sayımı, defter kontrolleri, denetim raporları * **Hukuki/Düzenleyici:** Aidat ödememe durumunda icra sürecinin takibi, yönetim ve denetim kurul kararlarının kaydı **Aksiyon Planı Tablosu:** | Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI | | --- | --- | --- | --- | | Yıl sonu mutabakatların yapılması | Muhasebe | Aralık Sonu | Tamamlanan mutabakat sayısı (%) | | Aidat ödemeyen maliklerin icra sürecinin değerlendirilmesi | Hukuk Danışmanı | Ocak Başı | Açılan icra dosya sayısı | | Demirbaş sayımı ve defter güncellemesi | Teknik Müdür | Aralık Sonu | Tamamlanmış demirbaş sayımı (%) | | Yönetim ve denetim kurulu defter kontrolleri | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Güncellenmiş karar defterleri | | Kıdem tazminatı yükü hesaplaması | İnsan Kaynakları | Ocak Ortası | Tamamlanmış kıdem hesabı (%) | --- **Sonuç:** Yukarıdaki aksiyon planları ve MECE analizi, site yönetimlerinin yıl sonu değerlendirmesi ve yeni yıla hazırlık süreçlerini sistematik, ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirmektedir. Bu sayede hem finansal hem operasyonel hem de hukuki/düzenleyici açıdan tüm gereklilikler eksiksiz yerine getirilebilir.