Site Yönetimlerinde Denetim Nasıl Yapılır ?

Site Yönetimleri Nasıl Denetlenir ?

Oturduğunuz site veya apartmanda ödediğiniz aidatların nereye ve nasıl harcandığını siz de birçok kişi gibi merak ediyor olabilirsiniz.

• Düzenli olarak her ay ödemek zorunda olduğunuz aidatların ne şekilde değerlendirildiğini daha efektif değerlendirilip, değerlendirilmeyeceğini bilmek şüphesiz ki hakkınız.

• Bugün bütçeleri ortalama bir Anadolu ilçesi belediyesine yaklaşan toplu yapı site yönetimlerinin sadece kat mülkiyeti kanunu kapsamında denetiminin yeterli olmadığı, toplu yapı site yönetimlerine özel bir denetim uygulaması yapılması gerektiği çok net bir ihtiyaç.

Tomi Um

Bir apartmanda veya sitede ev sahibi ve kiracı olduğunuzda aynı zamanda apartman bakım, temizlik masrafları gibi düzenli bir maliyeti de beraberinde getiren bir taahhüt altına giriyorsunuz.

İnşaat firmaları kaliteli yapıları inşaa edip satmak ile artık işlerinin bitmediğini, sürdürülebilir şekilde marka değerini kaybetmemek amacı ile site yönetimlerinde kendi kurmuş oldukları yönetim şirketlerini görevlendirmeleri gerektiğini, bu sayede müşteri memnuniyet algısını yüksekte tutmayı çok uzun süredir biliyorlar.

İşte bu noktada gerek yönetim şirketi gerek malikler arasından seçilen site yönetim kurulunun faaliyet ve harcamalarının nasıl denetleneceği bu yazının konusunu oluşturmaktadır.

Buyazıda site yönetimlerinin nasıl denetlenmesi gerektiği ile ilgili uygulayıcılara soyut genel bilgiler vermek yerine detay, somut ve nokta atışı bilgiler vermeyi hedefledim.

Umarım faydası olur.

Mevzuatta site yönetimleri için belirlenmiş bir denetim raporu olmadığı için uygulamada, denetçiler tarafından site yönetimleri için tam tasdik raporlarına veya kooperatifler için Çevre ve Şehircilik bakanlığı tarafından zorunlu tutulan raporlara benzer raporlar hazırlandığını gözlemlemekteyim.

Ancak toplu yapı site yönetimleri gerek vergi mevzuatına göre gerek diğer ilgili mevzuata göre anonim ve limited şirketlerden hatta kooperatiflerden birçok yönü ile farklılık arz etmektedir.

Öncelikle site yönetimlerinde denetim raporunun amacı, kat maliklerinin akıllarındaki soruları cevaplandırmaktır.

Raporun hem yönetim kuruluna, hem de kat maliklerine faydalı olabilmesi için kat maliklerinin akıllarındaki soruların neler olduğunu bilmek ve raporu buna göre kurgulamak, “bulunsun diye yazılmış” sıradan bir tam tasdik raporu yazmaya göre çok daha anlamlı ve faydalıdır.

Kat Malikleri Neleri Merak Eder ?

• Bilindiği üzere şikayet eden müşteri çok değerlidir.

• Sizin bir çok anket çalışması veya benzer iletişim şekli ile elde edeceğiniz iç görüyü şikayet eden müşteri sayesinde çok daha net tespit eder ve benzer talepler için standart veya özelleştirilmiş çözüm üretir ve çözümü çoklayabilirsiniz.

• Bu nedenle şikayet eden kat maliki de aslında site yönetimleri için çok değerli olmalıdır.

• Şikayet eden kat maliki sayesinde proaktif olarak bir sonraki şikayetler önlenebilir ve kat maliklerinin memnuniyet düzeyi artırılabilir.

Kat malikleri ilk olarak;

Ödediği aidatların nereye harcandığını merak eder.

Bu nedenle denetim raporunda ilk olarak site harcamaları en büyükten en küçüğe doğru önemlilik kriterine göre sıralanmalıdır.

1-Personel Giderleri

Toplu Yapı Site Yönetimlerinde en büyük gider kalemi, hizmet işletmeleri olması nedeni ile şüphesiz personel gideridir.

Personel site yönetiminin kendi personeli olacağı gibi dışarıdan da temin yolu ile sağlanmış olabilir.

Dışarıdan temin yolu ile sağlanan güvenlik, temizlik, bakım onarım, peyzaj, resepsiyon, ilaçlama, servis, spor salonu çalışanları vb. harcamalar ile ilgili olarak

1**- Bu sözleşmeler temin edilmelidir.** Sözleşmelerin fesih, cezai şart, teminat, teşviklerden faydalandırma ve uzama maddeleri başta olmak üzere detaylı olarak sözleşmeler incelenmelidir.

2**-Sözleşmelerin damga vergisi yükümlülüğü kontrol edilmeli ve dekontu temin edilmelidir.**

3-Bu harcamaların site yönetimlerinin en büyük gider kalemleri olması nedeni ile teklifler alınıp, alınmadığı, alınmış ise ihale etme yöntemi araştırılmalıdır.

Teklif alınan firmaların mali ve tecrübe olarak sektörde yetkin olup, olmadığının araştırılması da denetim raporunun bir parçası olmalıdır. Maalesef ilişkili kişilerin çok yakın zamanda kurduğu şirketler ile çalışıldığı zaman zaman görülebilmektedir.

4**-Taşeron firmaların aylık kestiği faturaların tamamından bir örnek alınarak , sözleşme ile uyumlu kesilip, kesilmediği kontrol edilmelidir.** Uygulamada fazla mesai, izin ücreti , demirbaş kullanım v.b. isimlerde aylık faturalar sözleşmeden farklı gelebildiği için her gelen faturanın sözleşmeye uygun olup, olmadığı kontrol edilmelidir.

5**-Sigorta ve çalıştırdığı personele borcu olmadığının sorgulanması yerine** benim önerim bu firmalara ödeme yapmadan önce firmanın sigorta borcunun ve personel maaşlarının toplu yapı site yönetimi tarafından ödenmesi, kalan bakiyenin firmaya ödenmesidir.

Sitelerde kat maliklerine verilen teknolojik çözümler ve hizmetler her geçen gün artıyor. Örnek olarak; 1-Otomatik sayaç okuma 2- Siteye kartlı giriş 3- Online plaka okuma ile araç girişi 4- Ortak alanların kamera ile izlenmesi ve kayıtların bulut ortamında saklanması 5- Online sistem ile ortak tesislerde rezervasyon 6-Site tesislerinde kullanılan harcama yapılabilen kart sistemi 7- Online sistem üzerinden personelin verimlilik takibi. 8-Aidat ödemelerinin kolayca ödenebilmesini sağlayan karekod veya link sistemi. Bu hizmetleri alırken kişisel verilere ve veri güvenliğine dikkat edilmesi çok önem arz etmektedir.

Eğer alt taşeron firmalardan süresiz teminat mektubu alınmamış ise bu yolun izlenmesi ve sözleşmeye bu hususun koyulması ileride bir günde açılıp kapanan firmalar yüzünden yaşanacak mağduriyetlerin önüne geçecektir.

Firmalardan teminat mektubu alınmış ise mutlaka bankaya teminat mektubu sordurulmalıdır.

Kriz ortamında renkli fotokopi teminat mektupları tekrar maalesef arttı.

Ayrıca bu firmalara katma değer vergisi ödememek için kıdem vb. ödemeleri direk personelin hesabına yapılması vergi matrahını aşındırma anlamına geleceğinden bu tip uygulamalardan kaçınılması gerekmektedir.

Eğer personel dış kaynak yolu ile değil, site yönetimin kendi bordrosunda yer alıyor ise;

1**-Çalışan personelin iş sözleşmeleri kontrol edilmelidir**. Eğer denetimi yapılan site konut ise hangi personeller için gelir vergisi muafiyeti sağlandığı kontrol edilmelidir.

2**-Personelin devir hızı düşük ve kıdem yükleri fazla ise** kıdem tazminatı için oluşturulan fonun yeterli olup, olmadığı aktüeryal yöntem ile hesaplanmalıdır.

3**-Site Yönetimine hizmet veren hukuk danışmanı ile son yargıtay kararlarına göre bordroların, iş sözleşmelerinin ve özlük dosyalarının gözden geçirilmesi gerekmektedir.**

Hukuk danışmanı sorulduğunda değil mutlaka sürecin içinde yer alan proaktif bir danışman olmalıdır. Önleyici hukuk bu noktada önem arz etmektedir.

Ayrıca 01.Eylül.2023 tarihinden itibaren kat mülkiyeti kanunundan doğan uyuşmazlıklarda zorunlu arabuluculuk zorunlu olacak. Bu nedenle sitenin hukuk danışmanının bu süreçlerde de aktif rol alması gereklidir.

Toplu Yapı Site Yönetimlerinde personel giderinden sonra genel olarak aşağıdaki giderler bütçede en fazla oranda yer almaktadır.

Güvenlik Personelini 2 vardiya ve yılda 270 saatten fazla çalıştırıyorsanız uygulamanızı değiştirmeniz gerekmektedir.

2-Yönetim Şirketi aracılığı ile site yönetiliyor ise denetim nasıl yapılır ?

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa göre dışarıdan yönetici atanması mümkün olması nedeni ile siteniz bir tesis yönetim şirketi aracılığı ile yönetiliyor ise bu noktada size hizmet veren yönetim şirketinin iş ve işlemleri de mutlaka denetlenmelidir.

Öncelikle bu şekilde hizmet aldığınız tesis yönetim şirketlerinden mutlaka teminat alınız. ( KMK ya göre teminat alınması mümkündür )

Bugün maalesef bu sektörde çok düzgün firmalar da mevcut iken bir çok kat maliklerinin güvenini suistimal eden firmalar da mevcuttur.

3-Peki sitenize hizmet veren tesis yönetim şirketini nasıl denetleyeceksiniz ?

İlk olarak yapılan sözleşmeyi kontrol etmeniz gerekmektedir. Bu sözleşmede yer alan hizmetlerin tamamını alıyor musunuz ?

İkinci olarak yönetim bedeli, management fee, servis bedeli v.b. isimler altında kesmiş oldukları hizmet faturasının tutarını kontrol etmeniz ve gerek sözleşme gerek sektördeki diğer firmalar ile karşılaştırmanız gerekmektedir.

Sitelerde Mali Raporlama Günün ihtiyaçlarına uygun olarak modern ve anlaşılabilir hazırlanmalıdır. İnfografikler kat maliklerinin konuya vakıf olabilme imkanını artırmaktadır.

Ancak şunu hatırlatmak isterim; hizmet alımı, bir mal alımından çok farklı olması nedeni ile eğer aldığınız hizmetten memnun iseniz en azından hizmette bir standart var ise ve fiyat çok fahiş bir tutar değil ise, çalıştığınız firmanın değerini de bilmenin önemli olduğunu düşünüyorum.

Sektörde çok fazla vaat verip ancak devamını getiremeyen firmalar olması nedeni ile sitenizi tanıyan ve memnun olduğunuz firmayı değiştirirken iki kere düşünmenizi öneririm

Üçüncü olarak tesis yönetim firmasını denetlerken, size sözleşmede belirtilen konular dışında fatura kesiyor mu ?

• Bu faturaların konusu ne ?

• Sizin adınıza satın alma yapıyor mu ?

• Yapıyor ise teklifler ve tutarlar normal mi yoksa yüksek mi ? ( Jeneratör yakıtından, kaleme kadar tesis yönetim şirketi üzerinden alım yapıyorsanız mutlaka rakamlara göz atmanız gerekli )

4-Sözleşmelerin Listesi Mevcut mu ?

Aşağıdaki şekilde bir listeyi hukuk biriminden talep edebilirsiniz. Sözleşmelerin yenilenmesi veya fesih şartlarının takip sorumluluğunun kime ait olduğu belli mi ?

SÖZLEŞME TAKİP ÇİZELGESİ

5-Muhasebe Programı

Teknolojinin gelişmesi ile beraber sitelere uzmanlaşmış bir çok program ortaya çıkmıştır.

Görece sitelere özel muhasebe programı sayısı az olması ve yüksek reklam bütçesi nedeni ile bu tip programlar öne çıkmaktadır.

Ancak seçim yapılırken kat malikine düşen aylık maliyet üzerinden bir hesaplama yapılması hatalıdır.

Örnek olarak; kat maliki başına aylık 2 tl gibi bir rakam ilk duyduğunuzda düşük gelse de yıllık maliyeti dikkate aldığınızda rakamın normal muhasebe programlarının 2–3 katına gelmesi söz konusu olabilir.

Ayrıca kat maliklerine ait verilerin de bulutta saklanan programlarda nasıl saklanacağı, pazarlamaya konu edilip edilmeyeceği, KVKK ve benzeri konularda site avukatınızdan teyit almadan ilerlememeniz gerekmektedir.

6-Ortak Alan Teknik Bakım Onarım Giderleri

Asansör Bakım Onarım Sözleşmeleri site yönetimleri için son derece önemli olan, dikkat edilecek sözleşmelerdendir.

Denetim yapılırken asansör defterleri ve etiketler mutlaka görülmelidir. Asansör yönetmeliğindeki diğer yükümlülüklerinde yerine getirilmesi gerekmektedir.

Asansörler ile ilgili öncelikle sorulması gereken sorular şunlardır;

• Site dahilinde kaç asansör var ? Kaç tanesi yük ne kadarı insan taşıma amaçlı ?

• En son bakım ne zaman yapıldı ? Bakım sözleşmesine göre aylık ne kadar tutar ödeniyor ?

• Bakım sözleşmesi dışında kalan parça değişimleri kaç kere yapıldı ? Maliyetleri nedir ?

• Asansör defteri güncel mi ?

• Asansör etiket renkleri nedir ? Eğer yeşil etiket ise nedeni nedir ?

7-Akıllı Binalara özel sistemlere ait sözleşmeler.

Demirbaş bedeli son derece yüksek büyük yatırımlar ile yapılan binalarda teknik olarak ısıtma soğutma, yangın söndürme, açık kapalı havuz bakım v.b. hassasiyet ile bakım onarımın yapılması gereken demirbaşlardır.

Bu nedenle bu tip sözleşmelerin temin edilerek detaylı olarak kat malikleri adına denetçilerce incelenmesi gerekmektedir.

Photo by Ulises Baga on Unsplash

8-Peyzaj ve Bahçe Bakım Maliyetleri

Photo by Saketh Garuda on Unsplash

Kontrolü kısmen daha farklı olan peyzaj giderlerinde suistimal veya gereğinden fazla ödeme zaman zaman karşılaştığım bir konu.

Bu nedenle sitelerde özellikle peyzaj faturalarına dikkat etmenizi öneririm.

Kaç ağaç, kaç bitki, bakım hizmetleri neleri kapsıyor gibi. Ayrıca toprak alımında da mutlaka tek tek sayılarak tutanak ile alınması gerekmektedir.

Haşere ile mücadele ise dönem dönem sitelerde yapılması gereken bir faaliyet olması nedeni ile bu hususta fatura var mı yok mu kontrol edilmelidir.

9-Karla Mücadele Masrafları ( Kar tuzu vb.)

Photo by Filip Bunkens on Unsplash

Kar ve buzlanma çalışmaları için tuz alımlarına da suistimali son derece kolay olduğu için aynı şekilde dikkat edilmeli, ne kadar tuz alındı, ne kadar harcandı iyi takip edilmesi gerektiğini düşünmekteyim.

10-Yangın Tüplerinin dolumu ile ilgili suistimallere dikkat

Photo by Arny Mogensen on Unsplash

Aynı şekilde yangın tüplerinin de dolumu ve yenilenmesinde suistimaller zaman zaman olabilmektedir. Kaç yangın tüpü var, kaç tane olmalı ve ne sıklıklar doldurulması gerekli bu konularda bilgi sahibi olunması önemli.

11-İşletme Projesi ve Yönetim Planı uyumu

Dağıtımı yapılacak harcamaların yönetim planına uygun olarak dağıtımının yapıldığının mutlaka teyidinin yapılması gerekmektedir. Aksi takdirde dağıtım anahtarı site yönetim planında yazan şeklinden farklı belirlenir ise aidatların hatalı hesaplanması söz konusu olacaktır.

Site yönetim planı KMK 20. Maddesinden farklı olabilir. O yüzden her sitede KMK 20 uygulanacak diye düşünülmemesi gerekmektedir.

12-Sigorta Poliçeleri

Doğru düzenlenen sigorta poliçeleri zaman zaman birçok toplu yapı site yönetimini büyük masraflardan kurtarmaktadır.

634 Sayılı Kat Mülkiyeti kanununda site yönetim kurulunun görevleri arasında sayılan sigorta yaptırma mecburiyetinin yerine getirilip, getirilmediğinin kontrolü ilk olarak dikkate alınması gereken konuların başında gelmelidir.

Daha sonra ise site yönetimi tarafından yapılan hangi harcamaların sigorta poliçesinden karşılanabileceği, sigorta poliçesinin kapsamı, muafiyet oranı kontrol edilmelidir.

Bazı site yönetimlerinde site yöneticilerin sigorta poliçelerine gereken önemi atfetmediği, yakın eş dost akrabaya sigorta poliçesini sadece daha uygun fiyatlı olduğu için yaptırdığı gözlemlenmektedir.

Kat Maliklerinin Evcil Hayvanlarının Cinsine kadar envanter tutan profesyonel yönetimler bulunmaktadır.

Kat malikleri için demirbaş mahiyetinde olan asansör v.b. ekipmanın arıza durumunda bakım onarım maliyetleri son derece yüksektir.

Bu nedenle sigorta maddelerinin gerekirse kelime kelime üzerinden geçerek sigorta poliçesinin yapılması, ayrıca sigorta firmasının tazminat taleplerinde sorun çıkarmadan yardımcı olabilecek bir firma olması önemlidir.

Photo by MI PHAM on Unsplash

13-Ortak Alanlardan elde edilen gelirler

Kat maliklerinin gerekirse çok cüzi bir rakam alınsa bile ortak alan gelirleri konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir.

Bilindiği üzere ortak alanlar tapu sicil tüzüğünün 26.maddesine göre müşterek methal olarak tapu tescili yapılmaktadır.

Bu nedenle ortak alanlardan elde edilen gelirlerin maliklerin kendi gayrimenkul sermaye iratlarına eklenmesi gerekebilir. Bu nedenle bu hususa da denetim raporunda dikkat edilmelidir.

14-Site yönetiminizde Arşivleme var mı ?

Sitenizdeki veriler hard copy veya soft copy olarak arşivleniyor mu ? Bu arşivleme sırasında kişisel verilerin korunması ile ilgili hususlara uyulmakta mıdır ?

Bu hususların da kontrol edilmesi ve KVKK süreçlerine uygun verilerin işlenmesi gerekmektedir.

15-Araç Şarj İstasyonu Kurulması Faydalı Yenilik mi yoksa Masraflı ve Lüks Yenilik midir?

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Md. 42-Faydalı olanlar: Kat malikleri, ana gayrimenkulün ortak yerlerinde kendi başlarında bir değişiklik yapamazlar; ortak yerlerin düzgün veya bunları kullanmanın daha rahat ve kolay bir hale konulmasına veya bu yerlerden elde edilecek faydanın çoğaltılmasına yarayacak bütün yenilik ve ilaveler, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır.

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu Md. 43-Çok masraflı ve lüks olanlar: Yapılması arzu edilen yenilik ve ilaveler çok masraflı ise veya yapının özel durumuna göre lüks bir nitelik taşıyorsa veya ana gayrimenkulün bütün kat malikleri tarafından kullanılması mutlaka gerekli olan yerlerinde veya geçitlerinde bulunmuyorsa, bunlardan faydalanmak istemeyen kat maliki, gidere katılmak zorunda değildir; bu gibi yenilik ve ilavelerin giderini, onların yapılmasına karar vermiş olan kat malikleri öderler.

Bu konuda benim görüşüm güncel Yargıtay kararlarının paralelinde faydalanacak kat maliklerinden maliyetinin karşılanması, şarj istasyonları muhtemelen araç park yerlerine yani ortak alanlara kurulacağı için kat malikleri kurulunda ise 4/5 çoğunluk ile karar alınması şeklindedir.

Sonuç olarak;

Site yönetimlerinde hizmet kalitesini değerlendirmede kullanılabilecek kriterlerden en önemlisi kat malikleri veya kiracıların tatminidir.

Kat maliklerinin tatmini, kiracı veya hizmetlerden yararlanan kişilerin hizmetin kendisinden, sunum biçiminden ve hizmet ortamından hoşnut olması veya beklentilerini gerçekleştirebilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Site yönetimi, kalite değerleme ve geliştirme çalışmalarında kat maliklerinin tercihlerini ve beklentileri dikkate almak; verilen hizmetin kat maliklerinin istek, değer ve beklentileri ile uyumlu olmasını sağlamak zorundadırlar.

Bu kapsamda zaman zaman anket, soru formu, internet üzerinden oylama v.b. gibi yöntemlere başvurdukları da bilinmektedir.

Bütün bu bilgiler ışığında Toplu Yapı Site Yönetimlerinde yazılacak denetim raporlarında rutin ve kat maliklerine fayda sağlamayacak resmi defter bilgileri ile yöneticilerin isim ve soyadlarından ibaret raporlar yerine kapsamlı ve kat maliklerinin merak ettiği sorulara açıklayıcı ve detaylı cevaplar verilmesi gerektiğini düşünüyorum.

Saygılarımla

Özmen Mali Müşavirlik

info@ozmconsultancy.com

40 yıllık sektörel deneyimimiz ile Türkiye’nin önde gelen kooperatiflerine, organize sanayi bölgelerine ve toplu yapı site yönetimlerine yönetim ve mali danışmanlık deneyimimiz ile konusunda uzman 51 kişilik ekibimiz ile İstanbul Ataşehir’de hizmet vermekteyiz.