Güvenlik Firması Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken 10 Kritik Nokta

Güvenlik firması seçimi, özellikle site ve kooperatif yönetimleri için büyük bir sorumluluk taşır. Ev ve iş yerlerinizi emanet ettiğiniz güvenlik firmalarının seçiminde yapılacak hatalar, ciddi sonuçlar doğurabilir. Bu yüzden, bir güvenlik firmasıyla anlaşmadan önce belirli kriterleri göz önünde bulundurmanız gerekmektedir. Bu yazıda, güvenlik firması seçiminde dikkat edilmesi gereken önemli noktaları detaylandırarak inceleyeceğiz.

1. Teminat Mektubu Veren Firmalarla Çalışın

4857 Sayılı İş Kanunu’na göre, taşeron personelin özlük haklarından ana işveren olarak kooperatif ve site yönetimleri sorumludur. Bu nedenle, çalışacağınız firmanın mali yeterliliği olup olmadığını öğrenmek çok önemlidir. Firmanın mali yeterliliğini kanıtlaması için, süresiz bir teminat mektubu almanız gerekmektedir. Teminat senedi, çeki gibi evraklar kesinlikle kabul edilmemeli ve alınan teminat mektubu mutlaka bankaya sordurulmalıdır.

Ana işveren olarak personelin sizde çalıştığı süre boyunca ücret, sigorta, iş kazası ve diğer tüm yan hak ve risklerinden kanuni sürelerin sonuna kadar sorumlu olmanız, bu teminat mektubunun önemini artırmaktadır. Bu mektup, olası bir mali sorun karşısında sizi koruyacaktır.

2. Sözleşme Eklerinde Alınacak Evraklara Dikkat

Güvenlik firmasıyla yapacağınız sözleşme ekinde mutlaka şu belgelerin bulunmasına dikkat edilmelidir:

• Ticaret Sicil Gazetesi: Firmanın ne zaman kurulduğu, ortaklarının kim olduğu gibi bilgiler burada yer alır.

• İmza Sirküleri: Sözleşmeyi imzalayacak kişinin yetkili olduğunu gösterir.

• Güncel Yetki Belgesi: Firmanın yasal olarak faaliyet gösterme yetkisi olup olmadığını kanıtlar.

• Güvenlik Hizmeti İzin Yazısı: Firmanın güvenlik hizmeti verebileceğine dair izin belgesi.

• Referans Yazıları: Eğer sektörde bilinen bir firma değilse, daha önce çalıştığı yerlerden referanslar almanız gerekmektedir.

• Vergi ve Sigorta Borcu Olmadığına Dair Yazılar: Firmanın mali açıdan güvenilir olduğunu gösterir.

Bu belgelerin eksiksiz olması, firmanın yasal ve mali açıdan güvenilir olduğunu gösterir.

3. Güvenlik Hizmetinin Üç Vardiya Olarak Verilmesi

4857 Sayılı İş Kanunu’na göre, güvenlik gibi dikkat ve özen gerektiren sektörlerde 2 vardiya çalışmak mümkündür. Ancak personel sayısının az olması nedeniyle yıllık fazla mesai saati 270 saati aşmakta, bu da personelin yasal çalışma süresini aşmasına neden olmaktadır. Bu durum, hizmet kalitesini düşürebilir.

Bu nedenle, firmanın yeterli personel sayısı ile üç vardiya çalışması, sitede verilecek güvenlik hizmetinin kalitesini artıracaktır. Üç vardiya sistemi, çalışanların dinlenme sürelerini düzenli hale getirir ve bu da hizmet kalitesine olumlu yansır.

4. Sitenize Özel Güvenlik Planı ve İzni

Her sitenin güvenlik ihtiyaçları farklıdır. Bu nedenle, güvenlik firmasının sitenize özel bir güvenlik planı hazırlamış olması gerekmektedir. Firmanın, sitenizde daha önce gerçekleşen hırsızlık olayları ve alınması gereken önlemler hakkında detaylı bilgi sahibi olması önemlidir.

Ayrıca, valilikten sitenize özel güvenlik izni alınması gerekmektedir. Bu izin yazısının alınması, firmanın yasal olarak güvenlik hizmeti verebileceğini kanıtlar. Sözleşmeye, bu iznin alınacağı tarihin net bir şekilde eklenmesi gerekmektedir.

5. Danışmanlık Değil, Güvenlik Hizmeti Aldığınızdan Emin Olun

Güvenlik hizmeti aldığınızdan emin olmak, site ve kooperatif yönetimlerinin en önemli sorumluluklarından biridir. Bütçede veya raporlarda, maliklere güvenlik hizmeti verildiği bildirilirken, firmanın aslında danışmanlık hizmeti sağladığı durumlarla karşılaşabilirsiniz. Bu durumda, bir hırsızlık olayı yaşandığında yönetim kurulu hukuken sorumlu tutulabilir.

Bu nedenle, çalışan personelin ve firmanın gerekli izinlere sahip olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz.

6. Personelin Yeterliliği ve Devir Daimi

Güvenlik firmasının hizmet kalitesini belirleyen en önemli faktörlerden biri, personelin yeterliliğidir. Firmanın sözleşmesinde, personeline hangi eğitimleri, hangi sıklıkla vereceğini belirtip belirtmediğine dikkat edilmelidir. Örneğin, kat maliklerine ve misafirlerine nasıl davranılacağı gibi konularda eğitim verilmesi, hizmet kalitesini artıracaktır.

Ayrıca, firmanın personel devir daim oranı da önemli bir göstergedir. Sık sık personel değiştiren bir firma, hizmet kalitesini sürdüremeyebilir.

7. Güvenlik Sözleşmesinin Damga Vergisinin Ödenmesi

Site veya kooperatifiniz ile yapılan güvenlik sözleşmesi, valiliğe sunulmaktadır. Sözleşmenin damga vergisi ödenmemişse, bir süre sonra vergi dairesinden cezalı bir yazı alabilirsiniz. Bu durumda, damga vergisini ödeseniz bile cezalı ödeme yapmanız gerekebilir. Bu tür sorunlarla karşılaşmamak için, sözleşmenin damga vergisinin tarafınızdan hesaplanıp ödeneceğini ve ilk hak ediş faturasından mahsup edileceğini sözleşmeye eklemeniz önemlidir.

8. Personel İzni ve Fazla Mesai Konularının Netleştirilmesi

Güvenlik firması ile sabit bir ücret üzerinden anlaşmak, fatura tutarları ile ilgili sorunları en aza indirebilir. İlgili ay ne kadar fazla mesai yapılırsa yapılsın, her ay aynı tutarda fatura geleceği noktasında firma ile anlaşmak daha sağlıklı olacaktır. Bu durum, bütçe planlamanızı daha düzenli yapmanızı sağlar.

9. Taşeron Personelin Özlük Dosyaları ve Sicil Kayıtları

Taşeron personelin özlük dosyalarının bir örneğinin eksiksiz olarak kooperatif veya site merkezinde bulunması gerekmektedir. Bu belgelerin eksikliği, sabıkalı personelin bile istihdam edilmesine yol açabilir. Ayrıca, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili yükümlülüklerin de yerine getirilmesi gerekmektedir.

10. Firmanın Referansları ve Geçmiş Faaliyetleri

Güvenlik firmasının mali yeterliliklerinin ve güvenilirliğinin teyit edilmesi, site veya kooperatif yönetimi için hayati önem taşır. Firmanın referansları, daha önce faaliyet gösterdikleri sektörler, açıp kapadıkları şirketler hakkında bilgi sahibi olmanız, uzun vadede sorun yaşamamanız için gereklidir. Güvenlik hizmeti süreklilik ve güven gerektirdiğinden, firmanın geçmişi hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir.

Sonuç

Güvenlik firması seçimi, sadece maliyet odaklı yapılmamalıdır. Hizmet kalitesi, personel yeterliliği, yasal yükümlülükler gibi birçok faktörün dikkate alınması gerekmektedir. Yukarıda belirtilen kriterleri göz önünde bulundurarak, güvenlik firması seçiminizi yapmanız, olası riskleri en aza indirecektir.

Unutmayın, güvenlik hizmeti almak, sadece bir maliyet kalemi değil, aynı zamanda site ve kooperatif yönetiminin en önemli sorumluluklarından biridir. Bu nedenle, firma seçiminde dikkatli olmalı ve tüm detayları gözden geçirmelisiniz.