Kooperatiflerin 2025 Yılında Genel Kurul Yapabilmeleri için Bunları Yapması Zorunlu
2025 Yılında Gerçekleştirilecek Kooperatif Genel Kurulları ile ilgili Önemli Bilgilendirme
Kooperatiflerde KOOPBİS'e Veri Aktarımı ve Sorumluluklar: Sık Sorulan Sorular
1. KOOPBİS Nedir ve Kimler Kullanmakla Yükümlüdür? KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi), kooperatiflerin ve üst kuruluşlarının ticaret sicili, finansal tabloları, genel kurul toplantı evrakları gibi birçok bilgiyi dijital ortamda merkezi bir veri tabanına kaydederek yönetmelerini sağlayan bir sistemdir.
- Kimler Kullanır?
Kooperatif yönetim kurulu üyeleri ve üst kuruluşlar KOOPBİS'i kullanmakla yükümlüdür.
2. Hangi Veriler KOOPBİS’e Aktarılmalı? KOOPBİS’e aktarılması gereken veriler şunlardır:
Ticaret sicil kayıtları, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları, genel kurul toplantı evrakları,
Ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödeme bilgileri,
Kooperatifin beyan edilen ortak sayısı ile kayıtlı ortak sayısı arasında tutarsızlık olmamasını sağlayan bilgiler.
3. Bu Veriler Hangi Tarihe Kadar KOOPBİS’e Aktarılmalıdır? Kooperatiflerin, 26 Nisan 2025 tarihine kadar KOOPBİS'e veri aktarımlarını tamamlamaları gerekmektedir.
4. Genel Kurul Öncesi Hangi Bilgiler KOOPBİS’e Kaydedilmelidir? Genel kurul öncesinde şunlar KOOPBİS’e yüklenmelidir:
Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu,
Bilanço ve gelir-gider farkı hesapları,
Denetleme raporları ve genel kurul gündemi.
Bu bilgilerin, genel kurul tarihinden en az 15 gün önce KOOPBİS'e yüklenmesi zorunludur.
5. Genel Kurul Sonrasında Neler Yapılmalıdır? Genel kurul toplantısından sonra şu belgeler, toplantıyı takip eden 15 iş günü içinde KOOPBİS’e yüklenmelidir:
Toplantı tutanağı,
İmzalı hazirun listesi,
Toplantının gündemi ile ilgili diğer belgeler.
6. Ortaklara Ait Güncel Bilgiler Nasıl İşlenir? Ortaklara ait kimlik, iletişim, pay ve ödeme bilgileri, ortaklığa kabul tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde KOOPBİS’e kaydedilmelidir.
7. Yönetim Kurulunun Hukuki ve Mali Sorumluluğu Nedir? KOOPBİS'e veri yükleme yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde yönetim kurulu üyeleri, üç aydan iki yıla kadar hapis cezası veya 50 günden 500 güne kadar adli para cezası ile cezalandırılabilir.
8. 2025 Yılı İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler Neler? 2025 yılına özel olarak, 1 Ocak - 30 Haziran 2025 tarihleri arasında yapılacak olağan genel kurullarda, finansal tablolar ve idari/mali durum bilgileri KOOPBİS’e, genel kurul tarihinden en az 15 gün önce yüklenmelidir.
9. Hukuki Değişiklikler veya Güncellemeler Nasıl Yapılır? Kooperatifin tüzel kişiliği veya yapısında bir değişiklik olması durumunda, bu değişiklikler en geç 15 gün içinde KOOPBİS’e işlenmelidir. Ayrıca, ilgili sicil müdürlüğü veya il müdürlüğüne bilgi verilmelidir.
10. Veri Girişleri Zamanında Yapılmazsa Ne Olur? KOOPBİS’e veri girişlerinin zamanında yapılmaması durumunda, yukarıda belirtilen cezai yaptırımlar uygulanacaktır. Bu nedenle, süreçlerin dikkatle takip edilmesi önemlidir.
Sonuç ve Öneri: Kooperatiflerin KOOPBİS yükümlülüklerini yerine getirerek cezai durumlardan kaçınmaları büyük önem taşımaktadır. Gerekli belgelerin doğru, eksiksiz ve zamanında sisteme yüklenmesi için:
Genel kurul öncesi ve sonrası süreçlerin bir takvimle takip edilmesini,
Ortaklara ait bilgilerin düzenli olarak güncellenmesini,
Yönetim kurulunun tüm yasal sorumluluklarını bilerek hareket etmesini öneririz.
Eğer KOOPBİS kullanımı veya yasal sorumluluklar hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz!
Bilindiği üzere, 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun Ek-5 inci maddesinde Bakanlığımız tarafından tüm kooperatif ve üst kuruluşlarının, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği Kooperatif Bilgi Sisteminin (KOOPBİS) kurulumu tamamlanmış olup, kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyeleri, kooperatifin; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortaklarının kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgileri ile kooperatif ortak sayısı ile beyan edilen ortaklık verileri arasında tutarsızlık bulunan kooperatiflerin 26.04.2025 tarihine kadar uygulamaya konulan KOOPBİS’e aktarmak ve verilerin güncel olarak işlenmesi ile yükümlüdürler.
Ayrıca; 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 24. maddesinde:
"Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporlar, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren bir yıl süre ile kooperatif merkezinde, varsa şubelerinde ve elektronik ortamda KOOPBİS’te ortakların tetkikine amade tutulur."
Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği'nin Koopbis Yetkilisinin Görev ve Sorumlulukları başlıklı 11. maddesinde:
a) Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
b) Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
c) Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
d) (Değişik: RG-28/2/2023-32118) Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilanço, gelir-gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,
e) (Değişik: RG-28/2/2023-32118) Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
f) Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künye bilgilerinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,
g) (Değişik: RG-28/2/2023-32118) KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak,
h) (Değişik: RG-28/2/2023-32118) KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncellemelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,
ile görevli ve sorumludur.
Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar'ın Genel Kurul Toplantısı Öncesinde Kaydedilecek Bilgi ve Belgeler başlıklı 10. maddesinde:
"İdari Mali Durum" ve "Finansal Bilgi" ekleme konularında detaylı bilgi verilmiş olup, aynı Usul ve Esasların Veri Aktarım Süresi, İdari Para Cezaları ve Adli Cezalar başlıklı 19. Maddesinin 2. bendinde şu ifadeler yer almaktadır:
(2) Bununla birlikte, bu Usul ve Esasların yürürlük tarihinden itibaren 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve denetçilerin 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS’e işlenmiş olması yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi uyarınca yönetim kurulu üyeleri, üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beş yüz güne kadar adli para cezası ile cezalandırılırlar.
Sonuç:
Kooperatiflerin cezalı duruma düşmemeleri için Kanun ve ilgili mevzuatta yer alan bilgiler ile önceki yıllarda yapılan olağan/olağanüstü genel kurullara ait idari/mali durum bilgileri ile finansal tabloların genel kurul toplantılarının evraklarının KOOPBİS yetkilileri tarafından KOOPBİS Sistemine ivedilikle işlenmesi ve beyan edilen ortak sayıları ile kayıtlı ortak sayılarının tutarlı olacak şekilde güncellenmesi gerekmektedir.
1 Ocak - 30 Haziran 2025 tarihleri arasında yapılacak olan olağan genel kurullara ait idari/mali durum bilgileri ile finansal tabloların genel kurul toplantı tarihinden en az 15 (on beş) gün önce sisteme eklenmesi gerekmektedir.
Ayrıca toplantı gününden sonra 15 gün içinde toplantı tutanağı, hazirun listesi ile diğer ilgili belgelerin KOOPBİS'e yüklenmesi gerektiği, veri girişlerinin zamanında yapılamaması durumunda ise yukarıda sayılan mevzuatlar kapsamında yaptırım uygulanacağı hususlarında;
Kooperatif Genel Kurul Süreciniz için Bize Ulaşabilirsiniz.
