Şahıs Şirketi Açtım, Ne Yapmalıyım?

Şahıs şirketi kurmak, girişimciler ve serbest çalışanlar için popüler ve nispeten kolay bir şirketleşme yoludur. Ancak şirketi kurduktan sonra yapılması gereken birçok işlem ve takip edilmesi gereken süreçler vardır. Bu yazıda, şahıs şirketi kurduktan sonra atılması gereken adımları ayrıntılı olarak inceleyeceğiz. Bu süreçleri doğru bir şekilde yönetmek, hem işinizin devamlılığı hem de vergi uyumluluğu açısından oldukça önemlidir.

1. Vergi Dairesine Kayıt ve Yoklama Süreci

Şahıs şirketinizi kurduğunuzda ilk adım olarak bağlı bulunduğunuz vergi dairesine kayıt olmanız gerekir. Vergi dairesi, yoklama sürecinde iş yerinizi ziyaret eder. Bu ziyaret sırasında, şirket faaliyetlerinizin belirtilen adreste yürütülüp yürütülmediği kontrol edilir. Eğer şirketiniz bir ofis veya dükkanda faaliyette bulunmuyorsa, örneğin evden çalışıyorsanız, yine de bu yoklama süreci geçerli olacaktır. Evde çalışıyorsanız, bir iki mobilya veya iş ekipmanı bulundurmak, yoklamanın sorunsuz tamamlanmasını sağlar.

Yapmanız Gerekenler:

• Vergi dairesine kayıt işlemi için gerekli belgeleri hazırlayın (nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah belgesi, işyeri kira sözleşmesi vb.).

• Yoklama sırasında iş yerinizde bir yetkilinin bulunmasını sağlayın.

• Vergi levhanız yoklamadan sonra düzenlenir ve internet vergi dairesi üzerinden e-tebligat şifresi alınarak dijital ortamda işlem yapmaya başlayabilirsiniz.

2. Banka Hesabı Açma ve Finansal İşlemler

Şahıs şirketiniz için banka hesabı açmanız, hem giderlerinizin hem de gelirlerinizin kontrol altında tutulması açısından önemlidir. Ticari işlemler için ayrı bir banka hesabı kullanmak muhasebe süreçlerini kolaylaştırır. Bankada hesap açarken yanınızda vergi levhası, ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri gibi belgeler bulunmalıdır.

Dikkat Edilmesi Gerekenler:

• Hesap açmadan önce, bankanın yurt dışı döviz transferleri ve işlem ücretleri gibi konularda ne tür kesintiler yaptığını öğrenin.

• İnternet bankacılığına erişim sağlayarak ödeme ve tahsilat süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz.

3. Fatura Kesme ve e-Fatura Başvurusu

Bir diğer önemli adım, şirketinizin gelirlerini belgelemek için fatura kesmeye başlamaktır. Eğer geleneksel kağıt fatura kullanacaksanız, matbaadan fatura bastırmanız gerekir. Ancak, dijitalleşen iş dünyasında e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımı yaygınlaşmıştır ve bu seçenekler, işlerinizi daha hızlı ve pratik hale getirebilir. E-arşiv fatura sistemine başvurarak dijital ortamda fatura kesmeye başlayabilirsiniz.

Fatura Seçenekleri:

• Kağıt Fatura: Matbaadan fatura bastırmanız ve bir kaşe yaptırmanız gerekir. Matbaa, sizden vergi levhası ve yoklama fişi gibi belgeler talep edecektir.

• E-Arşiv Fatura: Maliyeden ücretsiz olarak e-arşiv faturası düzenleyebilirsiniz. 2022’den itibaren 2000 TL üzeri faturaların kağıt ortamda düzenlenmesi mümkün değildir, bu yüzden e-arşiv faturası kullanımı zorunlu hale gelmiştir.

4. Muhasebe Süreçlerinin Yönetimi

Şahıs şirketi sahibi olarak, muhasebe süreçlerini düzenli bir şekilde yönetmek zorundasınız. Gelir faturaları, gider faturaları, banka ekstreleri gibi belgeleri muhasebecinize düzenli olarak iletmeniz gerekir. Bu belgelerin doğru ve zamanında muhasebeye teslim edilmesi, vergi yükümlülüklerinizi yerine getirmenizi kolaylaştırır. Ayrıca muhasebecinizle sürekli iletişim halinde olmanız, vergi planlamasında son dakika sürprizlerini önler.

Öneriler:

• Giderlerinizi düzenli olarak bir ön muhasebe programına kaydedin.

• Gelir ve gider belgelerinizi en az 5 yıl saklamanız gerektiğini unutmayın.

• Muhasebecinize aylık olarak belgelerinizi ulaştırmak için bir sistem kurun (dosya paylaşım platformları, e-posta vb.).

5. Sabit Dosya ve Sözleşme Dosyası Oluşturma

Şirket kurulumunda gerekli olan belgeleri topladıktan sonra bu belgeleri bir dosyada düzenli bir şekilde saklamalısınız. Bu belgeler arasında ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, vergi levhası gibi önemli evraklar bulunur. Ayrıca iş yaptığınız firmalarla yaptığınız sözleşmeleri ve kira kontratlarınızı da düzenli bir şekilde arşivlemek önemlidir.

Gerekli Belgeler:

• Şirket kurulum belgeleri (vergi levhası, ticaret sicil gazetesi vb.).

• Yaptığınız sözleşmeler (hizmet sözleşmeleri, kira sözleşmeleri, mali müşavir veya avukat sözleşmeleri).

• Marka, patent tescil belgeleri gibi kurumsal kimliğinizle ilgili diğer belgeler.

6. Personel İstihdamı ve SGK Süreçleri

İlk defa bir personel çalıştırmaya karar verdiğinizde, işe alım sürecinde bazı yasal zorunluluklar ve dikkat edilmesi gereken hususlar devreye girer. Çalışanlarınız için Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) kayıt yaptırmanız, prim ödemelerinizi düzenli olarak yapmanız ve iş güvenliği konusunda gerekli adımları atmanız gerekecektir.

Yapmanız Gerekenler:

• Çalışanınızı işe aldıktan en geç bir gün önce SGK'ya bildirim yapmalısınız.

• Personelinizin iş sözleşmesini yazılı olarak düzenleyip imzalamalısınız.

• SGK primlerini düzenli olarak ödemelisiniz. Primlerin ödenmemesi halinde ciddi cezalarla karşılaşabilirsiniz.

• Çalışan sayınız arttıkça iş sağlığı ve güvenliği konusunda da gerekli adımları atmalısınız. Özellikle işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı ile anlaşmanız gerekebilir.

7. Vergi Beyannameleri ve Ödeme Takvimi

Şahıs şirketleri, gelir vergisine tabidir ve bu vergiyi yıllık gelir vergisi beyannamesi ile beyan ederler. Ancak bunun dışında KDV (Katma Değer Vergisi), stopaj ve muhtasar gibi farklı vergi türleri için de belirli dönemlerde beyannameler vermeniz gerekebilir. Vergi yükümlülüklerinizi eksiksiz ve zamanında yerine getirmek, cezalarla karşılaşmamanız açısından oldukça önemlidir.

Takip Edilmesi Gereken Vergi Türleri:

• Gelir Vergisi: Yıllık gelir vergisi beyannamesi ile bir önceki yılın kazançları beyan edilir. Mart ve Temmuz aylarında iki taksit halinde ödenir.

• KDV Beyannamesi: Aylık olarak KDV beyanı yapılır. Şirketinizin satışlarından elde ettiğiniz KDV ile giderlerinizden kaynaklanan KDV farkı ödenir.

• Muhtasar Beyannamesi: Şirketinizde çalışan personel varsa, onların maaşlarından kesilen gelir vergisi stopajının bildirildiği beyanname muhtasar beyannamedir.

• Geçici Vergi: Üçer aylık dönemlerde kazancınız üzerinden geçici vergi hesaplanır ve beyan edilir.

8. E-Devlet ve İnternet Vergi Dairesi Kullanımı

Şahıs şirketi sahibi olarak, birçok resmi işlemi internet üzerinden takip etmeniz mümkündür. İnternet vergi dairesi üzerinden vergi borçlarınızı görüntüleyebilir, beyannamelerinizi verebilir ve ödemelerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca E-Devlet platformu üzerinden işyeri kaydınızı kontrol edebilir, SGK işlemlerinizi yönetebilir ve diğer resmi başvuruları yapabilirsiniz.

İşinize Yarayacak Dijital Araçlar:

• İnternet Vergi Dairesi: Beyannamelerinizi ve vergi borçlarınızı buradan takip edebilirsiniz.

• E-Devlet: SGK işlemleri, işyeri açma ruhsatı başvuruları ve diğer devletle ilgili işlemleri yönetebilirsiniz.

• E-Arşiv ve E-Fatura Portalı: Dijital faturalarınızı buradan kesebilirsiniz. 2000 TL üzeri faturalar için e-fatura zorunluluğu olduğu unutulmamalıdır.

9. Gider Takibi ve Finansal Yönetim

Şahıs şirketinizin gelir ve giderlerinin doğru bir şekilde takip edilmesi, mali durumunuzu kontrol etmenizi sağlar ve vergi planlamasında yardımcı olur. Giderlerinizin bir kısmı vergiden düşülebilir, bu nedenle tüm harcamalarınızı belgeli bir şekilde kayıt altına almanız önemlidir. Muhasebecinizle birlikte, gelir-gider dengesini kurmak ve kar-zarar hesabı yapmak için düzenli bir finansal kontrol sistemi oluşturmalısınız.

Finansal Yönetim İçin Öneriler:

• Giderlerinizi ve gelirlerinizi düzenli olarak bir tabloya veya ön muhasebe programına kaydedin.

• Vergi yükümlülüklerinizi etkileyebilecek harcamalarınızı ve gelirlerinizi dikkatle takip edin.

• Aylık ve yıllık olarak bütçe planı yaparak nakit akışınızı kontrol altında tutun.

10. Şirketinizin Tanıtımı ve Pazarlama Stratejileri

Şirketinizi kurduktan sonra müşteri edinmek ve işlerinizi büyütmek için bir pazarlama stratejisine ihtiyacınız olacak. Bu strateji, dijital platformlarda varlık göstermekten, sosyal medya yönetimine ve reklam kampanyalarına kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Şirketinizin internet sitesini kurmak, sosyal medyada aktif olmak ve potansiyel müşterilerinizin dikkatini çekecek içerikler üretmek, işinizi büyütmek için önemlidir.

Pazarlama İpuçları:

• Web Sitesi Kurulumu: Şirketinizi tanıtan bir web sitesi oluşturun. İletişim bilgileri, hizmetler ve referanslar gibi bölümleri içeren profesyonel bir site, potansiyel müşterileriniz için güven oluşturur.

• Sosyal Medya Yönetimi: Instagram, Facebook, LinkedIn gibi sosyal medya platformlarını etkin bir şekilde kullanarak hedef kitlenize ulaşabilirsiniz.

• Dijital Reklamlar: Google Ads ve sosyal medya reklamları gibi dijital reklam araçlarını kullanarak şirketinizi daha geniş bir kitleye tanıtabilirsiniz.

• SEO (Arama Motoru Optimizasyonu): Web sitenizin ve dijital içeriklerinizin arama motorlarında üst sıralarda çıkması için SEO stratejilerini kullanın.

11. Uzun Vadeli Planlama ve Büyüme Stratejileri

Şahıs şirketinizin ilk kuruluş aşamasını tamamladıktan sonra, işinizi nasıl büyüteceğinize dair uzun vadeli bir plan yapmalısınız. Bu süreç, yeni müşteri kazanma stratejileri geliştirmek, mevcut müşterilere sunduğunuz hizmetleri genişletmek ve belki de ileride şirket türünüzü değiştirmek gibi adımları içerebilir.

Büyüme İçin Stratejiler:

• Yeni Pazarlara Açılma: İş modelinizi analiz ederek yeni pazarlara nasıl açılabileceğinizi planlayın. Özellikle dijitalleşme ve yurt dışı satışlar, büyüme fırsatları yaratabilir.

• İşbirlikleri Kurma: Diğer firmalarla işbirliği yaparak işinizi daha geniş kitlelere tanıtabilir ve yeni fırsatlar elde edebilirsiniz.

• Şirket Türünü Değiştirme: İşleriniz büyüdükçe, şahıs şirketinden limited şirkete geçiş yapmak daha avantajlı olabilir. Bu geçişi yaparken vergi avantajları ve hukuki düzenlemeler konusunda muhasebecinizle görüşmelisiniz.

12. Yasal ve Mali Danışmanlık Hizmetleri

Şirket yönetiminde, özellikle vergisel ve hukuki konular oldukça önemli hale gelir. Bu nedenle bir mali müşavirle düzenli olarak çalışmak ve hukuki danışmanlık almak, işinizi daha sağlıklı yönetmenize yardımcı olur. Vergi planlaması, muhasebe kayıtları ve iş sözleşmeleri gibi konularda profesyonel destek almanız, ileride karşılaşabileceğiniz sorunları minimize eder.

Neden Mali Müşavir ve Hukuki Danışman?

• Vergi planlamasında profesyonel destek alarak daha az vergi ödeyebilirsiniz.

• Hukuki danışmanlık, iş sözleşmeleri ve ticari anlaşmalar konusunda size yol gösterir.

• Mali müşavirinizle sürekli iletişim halinde kalarak vergi beyannamelerinizi zamanında ve doğru bir şekilde verebilirsiniz.

Sonuç

Şahıs şirketi kurmak, işletme faaliyetlerine başlamak için önemli bir adımdır; ancak kurulum sonrasında dikkat edilmesi gereken birçok yasal ve mali yükümlülük vardır. Vergi dairesine kayıt işlemleri, fatura düzenleme, muhasebe yönetimi ve SGK süreçleri gibi konuları doğru bir şekilde takip ederek işinizi yasal uyumluluk içinde sürdürebilirsiniz. Ayrıca, pazarlama stratejilerinizi doğru kurgulayıp işinizi büyütmek için uzun vadeli planlar yapmalısınız.

Bu süreçlerde profesyonel destek almak, vergi danışmanınız ve mali müşavirinizle işbirliği içinde olmak işlerinizi kolaylaştıracaktır. Şirketinizin başarısı için düzenli bir muhasebe yönetimi, vergi planlaması ve pazarlama stratejileri uygulayarak işinizi büyütmek mümkün olacaktır.