Site yöneticisi olmak için gerekli şartlar nelerdir?
Site veya apartman yöneticisi olmak hiç aklınızda yok iken kapınızın çalınıp komşunuzun bugün site toplantısı olacağını ve toplantının yapılabilmesi ve site yöneticisi seçmek için yeterli kişi olmadığını söylemesi üzerine pazar günü keyfinizi bozarak gittiğiniz site toplantısından apartman-site yöneticisi olarak dönmüş iseniz maalesef bilmeniz veya öğrenmeniz gereken bazı konular var.
1-Site yöneticisi kimler olabilir?
Bu yazıda, siteye yeni taşınan genç komşunuza seneye site yöneticiliği görevini “satacağınız-devredeceğiniz” zamana kadar size gerekli olan bazı bilgileri olabildiğince sade olarak yazacağım.
Site yöneticisi olmak için kat maliki yani tapu sahibi olmak zorunlu değil, herhangi bir eğitiminizin olması da gerekmiyor hatta ponzi vb. mali suçlardan sabıkanız olsa bile apartmandan aidatları toplayabilir ve “gerekli” yerlere harcayabilirsiniz. Kat mülkiyeti kanununda bu hususa engel bir durum bulunmuyor.
Site yöneticiliği bu kadar düşük yeterlilikler aranan bir pozisyon olduğu için bir kere seçildiyseniz komşular ile arayı bozmayı göze alıp istifa etmek dışında herhangi bir nedenle site yöneticiliğinden kurtulmanız mümkün bulunmuyor.
2-Site Yöneticiliği için vesikalık fotoğrafınız hazır mı?
Site-apartman yöneticisi olmanız nedeni ile ilk olarak yapmanız gereken işlem oturduğunuz apartmanın girişine resminizi asmak.
İlk bakışta anlamsız gibi gözükse de 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 34. maddesine göre gerçekten de öyle.
Yöneticiye ulaşma anlamında faydalı bir düzenleme.
Cezası bile var. Cezasını kim kesiyor bilemiyorum ama ceza tutarı bu kadar enflasyon sonrası biraz komik kalmış.
Yöneticinin ad ve soyadı ile iş ve ev adresinin ana gayrimenkulün kapısı yanına veya girişte görülecek bir yere çerçeve içinde asılması mecburidir. Bu yapılmazsa, yöneticiden veya yönetim kurulu üyelerinin her birine, ilgilinin başvurması üzerine aynı mahkemece**, elli Türk lirasından iki yüz elli Türk lirasına kadar idarî para cezası verilir.
3–Noter Neredeydi acaba?
Site yöneticisi olduktan sonra belki de en son üniversite diplomanızı tasdik ettirmeye gittiğiniz herhangi bir noterliğe gitmeniz gerekiyor..
Notere giderken;
Ama karar defterine öncesinde yazılması gereken bazı şeyler var.
Bir önceki yönetici seçiminde yazılmış görev bölümü kararını tekrar bu sefer isim yerine kendinizi yazarak düzenlemeniz ve diğer yöneticiler ile beraber imzalamanız gerekiyor.
Notere yukarıdaki evraklar ile gittiğinizde imza sirküleri çıkartılıyor ve sizin artık apartmanınızın veya sitenizin yöneticisi olduğunuz resmileşiyor.
Hayırlı olsun.
Tesadüfen katıldığınız toplantıda getirdiğiniz ufak eleştirinin “o zaman sen gel yap” noktasına gelmesi ve sizin bir an alta kalmamak için cevap vermeniz ile beraber gelinen nokta elinize kağıtlar ile noterde sıra beklemek olabiliyor.
4-Devir-Teslim İşlemleri
Site yöneticisi olarak yapmanız gereken diğer bir işlem de eski yönetimden (bulursanız-telefonlarını açarlarsa) bazı evrakları bir tutanak ile teslim almanız.
Bu devir teslimi mutlaka yazılı olarak yapmak gerekiyor.
Genelde devreden yönetim iyice hafiflediği, rahatladığı için bu konuyu unutabilir ama sizin unutmamanız gerekli.
Mesela apartman görevlisinin kıdem tazminatı ile ilgili ibralaşma kağıdı ileride bir noktada çok gerekli olabilir ve kimin tarafından kaybedildiği bilinemeyeceği için ihale kesin size kalır, o yüzden devir teslimde her evrak önemli.
5-Peki apartman- site yönetiminde devir teslim yapılırken hangi işlemler ve belgeler alınmalı?
Karar Defteri (Noter Onaylı)
Gelir Gider Defteri (Noter Onaylı) /Aidat alacaklarının güncel listesi ve geçmiş yıl tabloları
Sigortalı Çalışan Apartman Görevlisi var ise o kişiye ait sigorta belgeleri
Denetçi defteri (Birçok büyük sitede dahi bulunmamaktadır)
Geçmiş yıllara ait gelir ve gider evrakları (Tahsilat makbuzları, faturalar, dekontlar, sigorta poliçeleri, açılmış hasar talepleri var ise onların listesi, devam eden icra takibi vb. var ise onun ile ilgili belgeler)
Apartmana ait bir banka hesabı var ise hesabın şifreleri ve kullanıcı değişikliğinin yapılması
Asansör var ise asansör defteri (Genelde hizmet alınan firmada bulunmaktadır, yeşil etiket, kırmızı etiket bunlar önemli )
Apartmana ait demirbaşların listesi ve kullanım durumları (Yangın tüp sayısı, bakım zamanları, ecza dolabı, ışıldak, deprem demirbaşları, aydınlatma diğer demirbaşlar)
6-Site Yöneticisi olarak görevleriniz ne?
Temelde yapmanız gerekenler,
1-Apartmana/Siteye Sigorta Yaptırmak-Sitenin mutlaka yangın, demirbaş vb. sigortası olması gerekiyor
2-Asansör konusu önemli, kanununa 2015 yılında eklendi. Asansörün güvenli olması için gereken her türlü bakımın yaptırmanız gerekiyor.
bunlar dışında görevlerinizin tamamı kanun maddesinde tek tek yazılmış.
Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi;
Ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması;
Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi;
Ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör ve kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması;
Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayış ile doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması;
Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü;
Ana gayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermeyecek gerekli tedbirlerin alınması;
Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması;
Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi;
Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;
Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması.
Ana gayrimenkulde bulunan asansörlerin güvenli bir şekilde işletilmesinin sağlanması amacıyla aylık bakımları ile yıllık kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun şekilde yaptırılması ve bu işlemlere ilişkin ücretlerin ödenmesi.
7-Kendi işimin gücümün yanında bu kadar iş yapacağım. Bana bir ödeme yapılacak mı?
Eğer toplantıda bir karar alınmamış ise veya yönetim planında bu konuda bir madde yok ise sadece aidatınızın yarısını ödememe hakkınız oluyor.
Bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.
Saygılarımla
