Site Yönetimlerinde Denetim Nasıl Yapılır? - Detaylı Rehber

Site Yönetimlerinde Denetim Nasıl Yapılır? - Detaylı Rehber

Site yönetiminde aidatlarınızın nereye ve nasıl harcandığını anlamak, şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından oldukça önemlidir.

Kat maliki olarak her ay ödediğiniz aidatların doğru ve etkin bir şekilde kullanılıp kullanılmadığını bilmek hakkınızdır.

Bu rehberde, site yönetimlerinde denetim süreçlerinin nasıl işlediğini ve yönetim harcamalarının nasıl raporlanması gerektiğini tüm detaylarıyla ele alacağız.

Site Yönetimlerinde Denetimin Önemi

Bugün birçok toplu yapı site yönetimi, sahip olduğu bütçe ile adeta küçük bir belediye gibi faaliyet göstermektedir. Ancak, aidatlar ve ortak giderlerin doğru yönetilip yönetilmediğini kontrol etmek, sadece Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında değil, sitenin tüm sakinlerine şeffaf bilgi sunmak adına önemlidir. Bu nedenle site yönetimlerinin, denetim raporları aracılığıyla etkin bir şekilde denetlenmesi gerekmektedir.

Denetim Raporları Nasıl Hazırlanır?

Site yönetimi denetim raporlarının temel amacı, kat malikleri için şeffaflık sağlamaktır. Ancak mevzuatta denetim raporlarına dair net bir çerçeve bulunmadığı için genellikle tam tasdik raporları veya kooperatiflere yönelik raporlara benzer raporlar hazırlanır. Bu raporların detaylı ve anlaşılır bir şekilde hazırlanması, denetim sürecinin amacına ulaşması açısından önemlidir.

Önemli Denetim Kalemleri

Denetim raporlarında yer alması gereken başlıca konular şunlardır:

1. Aidat Harcamaları

   • Kat malikleri, en çok aidatların nasıl harcandığını merak eder. Denetim raporları aidat harcamalarının dökümünü açıkça içermelidir. Harcamalar önem sırasına göre en büyükten en küçüğe sıralanarak raporlanmalıdır.

2. Personel Giderlerinin Denetimi

   • Site yönetimlerinin en büyük gider kalemlerinden biri, personel giderleridir. Personelin kendi kadrosunda mı, yoksa dış kaynaklardan mı sağlandığı kontrol edilmelidir. Dış kaynaklı personel hizmetleri, güvenlik, temizlik ve bakım gibi gider kalemleri açısından önemlidir.

   • Dış Kaynak Personel Harcamaları: Sözleşme detayları, damga vergisi yükümlülükleri ve firma tecrübesi kontrol edilmelidir. Taşeron firmalardan alınan hizmetlerde ihale yapılmış olup olmadığı, ilgili firmaların sigorta ve vergi yükümlülüklerini yerine getirip getirmediği incelenmelidir.

   • Site Yönetiminin Kendi Personeli: İş sözleşmeleri, gelir vergisi muafiyeti gibi konular gözden geçirilmelidir. Ayrıca, kıdem tazminatı yükümlülüklerinin karşılanması adına ayrılan fonun yeterliliği de hesaplanmalıdır.

3. Yönetim Şirketi Denetimi

   • Sitelerde yönetim şirketleri tarafından verilen hizmetler de denetime tabi tutulmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu gereği teminat alınması mümkündür ve yönetim şirketinin iş süreçlerinin takibi büyük önem taşır. Hizmet sözleşmesinin tüm detayları gözden geçirilmelidir ve yönetim bedelleri, diğer yönetim firmalarıyla kıyaslanarak değerlendirilmelidir.

4. Site Muhasebe Programları ve Verilerin Korunması

   • Teknolojik gelişmeler sayesinde siteler için özel muhasebe programları geliştirilmiştir. Ancak bu programlarda kat maliklerine düşen maliyet ve verilerin saklanma koşulları dikkatle incelenmelidir. Verilerin güvenliği ve KVKK uyumluluğu da bu aşamada kontrol edilmelidir.

Ortak Alan Bakım Giderleri ve Kazançları

Site yönetimlerinde ortak alanlar için yapılan bakım ve onarım harcamaları, kat maliklerinin ilgisini çeken bir diğer önemli denetim kalemidir. Asansörler, araç şarj istasyonları ve peyzaj alanları gibi ortak alanların bakım maliyetleri doğru şekilde kontrol edilmelidir.

Asansör Bakım Onarım Masrafları

Asansör bakım anlaşmaları ve parça değişim maliyetleri detaylı olarak incelenmelidir. Ayrıca asansörlerin periyodik bakımlarının zamanında yapılıp yapılmadığı, bakım sözleşmelerinde belirtilen şartlara uyulup uyulmadığı ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediği kontrol edilmelidir.

Ortak Alan Gelirleri

Kat maliklerinin bilgilendirilmesi gereken diğer bir konu ise ortak alanlardan elde edilen gelirlerdir. Ortak alan gelirlerinin doğru şekilde kaydedilmesi ve maliklerin gayrimenkul sermaye iratlarına eklenmesi gerekip gerekmediği gibi konulara da denetim raporlarında yer verilmelidir.

Sigorta Poliçelerinin İncelenmesi

Site yönetimlerinin sigorta yükümlülükleri yerine getirilip getirilmediği denetim raporlarının başlıca konularından biridir. Sigorta poliçelerinin kapsamı, muafiyet oranları ve hasar durumlarında sağlayacağı koruma gibi detaylar kontrol edilmelidir. Site yönetiminde demirbaş niteliğindeki ekipmanların, arıza durumunda oluşabilecek yüksek maliyetler nedeniyle sigortalanması, kat maliklerinin mali risklerini azaltacaktır.

Arşivleme ve Kişisel Veri Koruma Yükümlülükleri

Site yönetimi tarafından tutulan tüm verilerin arşivlenme süreci ve KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyumluluğu büyük önem taşır. Verilerin güvenliği için gerekli önlemler alınarak, hard copy veya dijital ortamda saklanan belgeler kişisel veri güvenliği çerçevesinde korunmalıdır.

Sonuç: Etkin Bir Site Yönetim Denetimi İçin İpuçları

Site yönetimi denetiminde, kat malikleri tatmininin sağlanması esas hedef olmalıdır. Kat malikleri, aidat ve ortak giderlerin verimli bir şekilde kullanıldığını ve hizmetlerin kendileri için yüksek memnuniyet sağladığını görmek ister. Bu nedenle, denetim raporları sade, anlaşılır ve kat maliklerinin sorularını cevaplayacak şekilde hazırlanmalıdır. Site yönetiminde periyodik denetimler, mali açıdan şeffaflığın artırılması ve aidat ödemelerinde kat maliklerinin daha güven duymasını sağlayacaktır.

Bu rehber ile site yönetimlerinin denetimi konusunda daha bilinçli ve etkin bir şekilde bilgi sahibi olabilir ve kat malikleri olarak şeffaf bir yönetim sürecinin takipçisi olabilirsiniz.

Şirketimiz tarafından 40’ın üzerinde toplu yapı site yönetimine denetim hizmeti verilmektedir. Konu ile ilgili tarafımızdan bilgi alabilirsiniz.

Özmen Mali Müşavirlik