İrtibat Ofisi Yıllık Raporu (EK‑4 Formu) Nasıl Doldurulur?

Thought for a few seconds

İrtibat Ofisi Yıllık Raporu (EK‑4 Formu) Nasıl Doldurulur?
Profesyonel Rehber ve Uzman İpuçları

Türkiye’de faaliyet gösteren irtibat ofislerinin, her yıl düzenlemekle yükümlü olduğu “EK‑4 Formu” ile Bakanlığa sunulan yıllık raporu; eksiksiz, doğru ve zamanında hazırlamak hem hukuki uyumun sağlanması hem de olası idari yaptırımlardan kaçınılması açısından kritik öneme sahiptir. Aşağıda, EK‑4 Formu’nun düzenlenmesi ve Bakanlığa bildirimi sırasında dikkat etmeniz gereken temel hususları bulabilirsiniz.

1. EK‑4 Formu Nedir ve Kimlere Uygulanır?

• Tanım: EK‑4 Formu, yurtdışındaki ana şirkete bağlı irtibat ofislerinin yıllık faaliyet ve harcamalarını beyan ettiği; Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği eki bir formdur.

• Yetki: Form, irtibat ofisi yetkilisi tarafından imzalanmalı ve ibraz edilecek dilekçeyle birlikte Bakanlığa gönderilmelidir.

• Zamanlama: Her yılın ilk çeyreğinde (genelde Mart sonuna kadar) posta yoluyla veya elektronik ortamda bildirim yapılması gereklidir.

2. Formun Eksiksiz Doldurulması ve İmzalanması

1. Eksiksizlik: Tüm bölümler – iletişim bilgileri, genel bilgiler, faaliyet konuları, harcamalar vb. – eksiksiz doldurulmalıdır.

2. Yetkili İmza: Form, irtibat ofisi yetkilisi (genellikle ofis müdürü veya yetkilendirilmiş temsilci) tarafından imzalanmalıdır.

3. Gönderim: İmzalı form, dilekçe ekinde Bakanlığın resmî adresine posta yoluyla iletilir. Başvuru aşamasında harç veya ücret ödeme zorunluluğu yoktur.

3. “Genel Bilgiler” Bölümünde Faaliyet Konusunun Seçimi

• Ana Şirket Faaliyeti: Formun “Genel Bilgiler” → “Faaliyet Konusu” kısmına, yurt dışındaki ana şirketin faaliyet konusunu, EK‑5 Liste KOD4’ten seçerek yazın.

• Kaynak: EK‑5 Liste KOD4’e, TUYS (tuys.sanayi.gov.tr) sitesinde “Mevzuat” → “Yönetmelik” → “Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği” altındaki EK‑5 Listeden erişilebilir.

4. İrtibat Ofisi Faaliyet Konularının Belirlenmesi

EK‑4 Formu’nda, ofisin Türkiye’de yürüttüğü bir veya birden fazla faaliyet aşağıdaki 8 başlıktan seçilerek mutlaka belirtilmelidir:

1. Pazar Araştırması

2. Ürün/Hizmet Tanıtımı

3. Temsil ve Ağırlama

4. Tedarikçi Kontrolü ve Temini

5. Teknik Destek

6. Haberleşme ve Bilgi Aktarımı

7. Bölgesel Yönetim Merkezi Faaliyetleri

8. Diğer (örneğin sektörel etkinlik koordinasyonu vb., ayrıntılı açıklama ekleyerek)

Not: Kuruluş izni veya süre uzatımı belgelerinde yer alan faaliyet konuları dikkate alınmalıdır.

5. Belgelerin Eklenmesi ve Tevsik Edilmesi

• Formda beyan edilen her faaliyet kalemini destekleyen bilgi ve belgeler (rapor, yazışma, tutanak, referans doküman vb.) mutlaka form ekinde gönderilmelidir.

• Eksik belge veya açıklama, başvurunun eksik sayılmasına ve ek belge talebine yol açar.

6. Harcamalar Bölümünün Doldurulması

1. Kur Hesaplama: Beyan yılına ait ortalama USD kuru esas alınır.

2. Döviz Tutarı: Her harcama kaleminin dolar karşılığı, bu ortalama kur üzerinden hesaplanmalı ve ilgili satıra yazılmalıdır.

3. Harcama Kalemleri: Kira, personel giderleri, tanıtım, ofis işletme giderleri gibi tüm masraflar ayrı ayrı görünür olmalı.

7. Finansman ve Banka Yazısı

• EK‑4 ile birlikte, ofisin geçmiş yıl harcamalarının ana şirket tarafından konvertibl döviz yoluyla karşılandığını gösteren, imzalı banka yazısı sunulmalıdır.

• Yazıda;

  • Yurt dışındaki ana şirketin adı

  • İrtibat ofisi adına gönderim bilgisi

  • Transfer yılı ve toplam tutarı

  • Transfer işlemlerine ait hesap hareket dökümleri
    yer almalıdır.

• Dikkat: Şahıs hesaplarına yapılan transferler, DAB veya dekont gibi belgeler kabul edilmez.

Sonuç ve Öneriler

EK‑4 Formu’nun doğru ve eksiksiz hazırlanması, irtibat ofisinizin hukuki uyum sürecini sorunsuz hale getirir ve ek süre, ceza veya düzeltme taleplerini önler. Formun her aşamasında:

• Detaylı kontrol,

• Yetkili imza,

• Belgelerin eksiksiz sunulması,

• Doğru kur ve tutar hesaplamaları

gibi hususlara özen gösterin.

Özmen Mali Müşavirlik olarak irtibat ofislerinizin yıllık bildirim süreçlerinde danışmanlık hizmeti için bize ulaşabilirsiniz.
📞 +90 (216) 352 29 61
✉️ info@ozmconsultancy.com