KOOPBİS Kayıtları ve Yönetim Kurulu Üyelerinin Şahsi Sorumluluğu

KOOPBİS Kayıtları ve Yönetim Kurulu Üyelerinin Şahsi Sorumluluğu

Beyan Niteliği, İspat Yükü ve Uygulamada Karşılaşılan Riskler

Kooperatiflere ilişkin bilgilerin dijital ortamda toplanması amacıyla kurulan Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), uygulamada sıklıkla “teknik bir bildirim platformu” olarak algılansa da, hukuki niteliği itibarıyla yönetim kurulu beyanına dayalı bir sistemdir. Bu yönüyle KOOPBİS, kooperatif yönetim kurulu üyeleri açısından doğrudan sorumluluk doğuran bir yapıya sahiptir.

Mevzuatta açıkça hüküm altına alındığı üzere; kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları, finansal tabloları, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporları, genel kurul evrakı ile ortaklara ilişkin kimlik, pay ve ödeme bilgilerinin KOOPBİS’e girilmesine yönelik tüm iş ve işlemler kooperatif yönetim kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır.

KOOPBİS Kaydı Bir “Bilgi Girişi” Değil, Hukuki Beyandır

KOOPBİS’e yapılan her kayıt, içerik itibarıyla:

• Yönetim kurulunun bilgisi ve iradesiyle,

• Kooperatife ait defter ve belgelere dayanılarak,

• Gerçeğe uygun şekilde

yapılmış olması gereken bir beyandır.

Bu nedenle, “muhasebeci girdi”, “sekreter yaptı”, “sistem otomatik güncelledi” gibi savunmalar, yönetim kurulu sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. KOOPBİS’te yer alan bilgiler, kaynağı itibarıyla yönetim kuruluna atfedilir.

Mahkemeler Hangi Kayıtları Esas Alır?

Uygulamada önemli bir yanlış algı, KOOPBİS kayıtlarının tek başına bağlayıcı olduğu yönündedir. Oysa yargı mercileri açısından esas alınan kayıtlar:

• Kooperatifin yasal defterleri

• Usulüne uygun tutulmuş genel kurul ve yönetim kurulu karar defterleri

• Muhasebe kayıtları ve dayanak belgeleridir

KOOPBİS’te yer alan bilgilerin doğruluğu, bu defter ve kayıtlar üzerinden teyit edilmek zorundadır. KOOPBİS ile defter kayıtları arasında bir çelişki bulunması halinde, bu durum doğrudan yönetim kurulunun kusuru olarak değerlendirilme riski taşır.

Ortak İşlemlerinde KOOPBİS’in Konumu

Kooperatif ortaklarının;

• Pay devri,

• Ortaklıktan çıkma,

• Hak ve alacak talebi,

• Konut veya işyeri tahsisine ilişkin işlemleri

söz konusu olduğunda; esas alınan kayıtlar kooperatif defterleri ve tapu kayıtlarıdır. KOOPBİS, bu işlemler açısından yardımcı ve bilgilendirici niteliktedir.

Ancak KOOPBİS kayıtları ile defter ve tapu kayıtları arasında uyumsuzluk bulunması, uygulamada:

• Ortak itirazlarına,

• Dava ve ihtilaflara,

• Yönetim kurulu aleyhine sorumluluk iddialarına

zemin hazırlamaktadır.

Yönetim Kurulu Açısından Tipik Risk Alanları

Uygulamada en sık karşılaşılan sorunlu alanlar şunlardır:

• Ortak pay ve ödeme bilgilerinin KOOPBİS’te güncel olmaması

• Genel kurul kararlarının eksik veya hatalı girilmesi

• Yönetim kurulu değişikliklerinin zamanında sisteme işlenmemesi

• Finansal tablolar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk

Bu tür eksiklikler, özellikle denetim, dava veya kamu otoriteleri nezdindeki incelemelerde, yönetim kurulu üyelerinin özen yükümlülüğünü ihlal ettiği iddiasına dayanak yapılabilmektedir.

Şahsi ve Müteselsil Sorumluluk Riski

Kooperatif yönetim kurulu üyeleri, görevlerini yerine getirirken;

• Basiretli yönetici gibi davranmak,

• Kayıtların doğruluğunu sağlamak,

• Sisteme girilen bilgileri kontrol etmek

yükümlülüğü altındadır.

KOOPBİS kayıtlarının hatalı, eksik veya gerçeğe aykırı olması halinde; ortaya çıkabilecek zararlar bakımından yönetim kurulu üyelerinin şahsi ve müteselsil sorumluluğu gündeme gelebilir. Bu risk, özellikle uzun yıllar sonra ortaya çıkan uyuşmazlıklarda daha da belirgin hale gelmektedir.

Sonuç: KOOPBİS Bir Uyum Alanıdır, Formalite Değil

KOOPBİS, kooperatifler için yalnızca idari bir sistem değil; aynı zamanda hukuki uyum ve yönetişim alanıdır. Yönetim kurulu üyeleri açısından;

• Sisteme girilen bilgilerin defterlerle birebir uyumlu olması,

• Güncellemelerin zamanında yapılması,

• Kayıtların belgeye dayalı tutulması

bir tercih değil, kanuni bir yükümlülüktür.

KOOPBİS’in hafife alınması, ilerleyen yıllarda yönetim kurulu üyeleri açısından ciddi hukuki ve mali sonuçlar doğurabilecek bir risk alanı yaratmaktadır.

Detaylı bilgi ve danışmanlık hizmetlerimiz için

info@ozmconsultancy.com