Kooperatif Genel kurul Evrakları Nelerdir? Kooperatif Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır?
1-Kooperatif Genel kurul evrakları nelerdir?
Kooperatif Genel Kurul evraklarının tam ve hatasız hazırlanması kooperatifin genel kurulunun problemsiz gerçekleştirilmesi için büyük önem arz etmektedir.
Kooperatifin genel kurulunu gerçekleştirebilmesi için gerekli genel kurul evrakları şunlardır;
Kooperatif Yönetim ve Denetim Kurulu Raporu
Kooperatif Tahmini Bütçe ve Çalışma Programı
Bilanço-Gelir Gider Farkı Tablosu-Bilanço Damga Vergisi dekontu
Hazirun Listesi-Noter Onaylı Gündem- Posta Listesi
Vekaletname ve Kooperatif Bilgi Formu
Kooperatif Genel Kurul Evrakları Koopbis’e süresi içinde girilmesi gereklidir.
Kooperatifte dış denetçi var ise dış denetçi raporunun genel kuruldan önce hazır olması ve en geç mart ayı sonuna kadar koopbise yüklenmesi gereklidir.
2-Kooperatif genel kurul toplantısı nasıl yapılır?
Kooperatif genel kurul toplantısı yapılabilmesi için 3 farklı aşama söz konusudur.
-Genel Kurul Hazırlık Çalışmaları
Kooperatif Yönetim kurulu tarafından karar alınması: Yönetim kurulu kararında olağan genel kurulun hangi yılla ilgili olduğu, toplantının tarihi ve saati ile toplantı yerinin açık olarak kararda yer alması ve bu toplantıda yasal çoğunluk olmadığı taktirde ikinci toplantının yine hangi tarihte, saati ile toplantı yerinin belirtilerek kararın genel kuruldan en az 32 gün önce ve en fazla 2 ay içinde alınması gerekmektedir.
Kooperatif Genel kurul gündeminin hazırlanması: Genel kurul gündeminin hazırlanmasında, Anasözleşmenin 31.maddesi gözönünde tutularak, Kooperatifler Kanunu’nun 42. ve Anasözleşmenin 23.maddesinde genel kurulun devir ve terk edemeyeceği iş ve işlemler ile kooperatifin genel kurul kararını gerektiren diğer işleri ve yönetim kurulunun gerek gördüğü işleri gündem konusu yapılmalıdır.
Kooperatif Ortaklarına çağrı (duyuru) yapılması: Çağrının taahhütlü mektupla yapılması ve bu çağrıda gündemle birlikte genel kurulun yapılacağı tarih, saat ve yerin açık olarak belirtilerek genel kuruldan en az 32 gün Sayfa2 önce yapılması zorunludur.
Kooperatif Genel Kurulun Gündeminde yer alan raporların ve diğer belgelerin hazırlanması
-Yönetim kurulu yıllık çalışma raporunun hazırlanması:
-Denetim kurulu raporunun hazırlanması:
-Bilanço, envanter ve gelir-gider farkı hesaplarının hazırlanması
-Çalışma programı ve tahmini bütçenin hazırlanması:
-Yönetim ve denetim kurulu seçimi varsa, hazırlık yapılması
-Gündemde yer alan diğer konularla ilgili hazırlık yapılması
Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi için İl Müdürlüğüne müracaat edilmesi: Yapı kooperatiflerinde Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı İl Müdürlüğü’ne, işletme kooperatiflerinde ise Ticaret İl Müdürlüğü’ne genel kuruldan en az 15 gün önce yazılı olarak müracaat edilmesi ve müracaat dilekçesinde yönetim kurulunun genel kurulla ilgili almış olduğu kararın noter onaylı örneği, Ticaret Sicili Memurluğu’ndan alınan yetki belgesi, toplantı gündemi ve vezne alındısının eklenmesi gerekmektedir.
Ortaklar cetvelinin hazırlanması: Kooperatif anasözleşmesinde belirtildiği şekilde ortaklar cetvelinin (hazirun cetvelinin) hazırlanması gerekmektedir. (Genel kurul tarihine kadar ortaklık bilgilerinin elektronik ortamda kaydına dair 14 Ocak 2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Koop-Bis Yönetmeliği hükümlerine göre çalışmaların tamamlanıp ortaklar cetvelinin bu esasa göre hazırlanması gerekmektedir.)
Genel durum bildirim formunun hazırlanması: Bakanlığın formatına göre bildirim formunun hazırlanması ve bir örneğinin Bakanlık temsilcisine verilmesi gerekmektedir.
Ortak bilgileri ile yönetim kurulu yıllık çalışma raporu, denetim kurulu raporu, bilanço ve gelir-gider farkı hesabının koopbis’e yüklenmesi: Koopbis Yönetmeliği’nin 13.maddesine göre; ortak bilgilerinin, yönetim kurulu yıllık çalışma raporunun, denetim kurulu raporunun, bilanço ve gelir-gider farkı hesabının genel kuruldan en az 15 gün öncesinden itibaren koopbis’e yüklenmesi zorunludur. Ayrıca kooperatif dış denetime tabi ise, dış denetçi raporunun da yukarıdaki belgelerle birlikte koopbis’e yüklenmesi zorunludur.
3-Kooperatif genel kurulu kaç yılda bir yapılır?
4-Kooperatif genel kurulu geç yapılırsa ne olur?
Kooperatif genel kurulu geç yapılır ise yönetim ve denetim kurulu üyelerinin cezai ve hukuki sorumluluğu doğar
Genel kurulların zamanında yapılıp, yapılmadığı bakanlık tarafından kontrol edilir.
5-Kooperatif genel kurul Sonrası yapılacak işlemler nelerdir?
Tutanağın tescili ve ilanı ile seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü, temsil — ilzam ve imza beyannamesinin tescili: Genel kurul tutanağının ve seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü ile temsil ve ilzam kararı ile yeni yönetimin imza beyannamesinin ticaret Sicili Memurluğuna ibraz edilerek tescil edilmesi gerekmektedir. Ayrıca dış denetçi seçimi varsa, dış denetçinin de Ticaret Sicil’e tescili gerekmektedir.
Yönetim kurulu üyelerinin mal bildiriminde bulunması: Yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri ile birlikte görevi sona eren yönetim kurulu üyelerinin bir ay içinde kooperatifin bağlı olduğu İl Müdürlüğüne mal beyanında bulunması gerekmektedir.
Genel kurul belgelerinin koopbis’e yüklenmesi: Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek gerekmektedir. (Yönetmelik Madde 11/e)
Yapı kooperatiflerinde ortakların bilgilendirilmesi: Yılda en az iki kez genel kurulda alınan kararların uygulamaya geçirilmesi ve inşaatların durumu ile ilgili olarak e-postası bulunan ortaklara e-posta yolu ile diğerlerine mektup ile bilgilendirme yapmak, (Anas. 45/17) 5-Yönetim kurulu üyelerinin şartlarının kontrolü: Seçim var ise, denetim kurulu tarafından yönetim kurulunun yeterliliklerini kontrol etmek.
Genel Kurul Karar Defterine Tutanağın Yapıştırılması:Genel Kurul sonrası ıslak imzalı tutanağının genel kurul defterine yapıştırılarak notere onaylattırılması, Genel Kurul sonrası tescile tabi husus var ise tescile verilmesi eğer tescile tabi bir husus yok ise noter onaylı kooperatif genel kurul evraklarının ticaret odasına bilgi amaçlı teslimi
6-Kooperatif genel kurul çağrısı kaç gün önce yapılır?
Kooperatif genel kurul çağrısı toplantıdan en az 30 gün önce yapılması gereklidir.
Sürenin hesabında çağrının gönderildiği gün ve toplantı günü dikkate alınmaz.
Çağrının toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok iki ay içinde yapılması gerekmektedir. Sürelerin hesabında duyuru ve toplantı günleri hesaba katılmaz.
7-Kooperatif genel kurulu kaç kişi ile toplanır?
8-Kooperatif genel kurul toplantısı yapılmazsa ne olur?
Kooperatif genel kurul toplantısı yapılmaz ise bakanlık tarafından yönetim ve denetim kurulu üyeleri hakkında suç duyurusunda bulunur.
Bütün kooperatiflerin hesap dönemi sonundan itibaren 6 ay içinde olağan genel kurullarını yapmaları gerekmektedir. Bu tarihe kadar genel kurulun yapılmaması halinde, yönetim kurulu hakkında cezai yaptırım söz konusudur. (KK. Ek. 2/2)
Bu durumda özel hesap dönemi olmayan kooperatiflerin Haziran ayı sonuna kadar, özel hesap dönemi olan kooperatiflerin ise özel hesap dönemi sonundan itibaren 6 ay içinde olağan genel kurul toplantısını yapmak zorundadırlar
9-Kooperatif genel kurul toplantısı nerede yapılır?
Genel kurul anasözleşmede gösterilen şekil ve surette toplanır.
Kooperatif genel kurul toplantısı gündemde belirtilen yerde yapılması gereklidir.
Kooperatifin genel kurulu mutlaka kooperatif merkezinin bulunduğu ilde yapılması gereklidir.
10-Kooperatif genel kuruluna kimler katılabilir?
Kooperatif genel kuruluna ortaklar ve ortakların vekalet verdiği kişiler katılabilir
Ortak yazı ile izin vermek suretiyle diğer bir ortağı veya eş ve birinci derece (çocuğu, annesi, babası, eşinin annesi, babası) akrabasını temsilci tayin edebilir.
Sözlü vekalet olamaz. Vekalet şekil koşuluna bağlı olmadığı gibi, noter tasdikini de gerektirmez. Asıl olarak ibrazı gerekir. Fotokopi veya faksla bildirilen vekaletlere itibar edilmez. Sahte vekalet kullanma ve vekaletsiz oy kullanma gibi hususlar genel kurulun iptaline neden olduğundan bu konuya özen gösterilmelidir. Gerektiğinde imzalar kooperatif kayıtları ile karşılaştırılmak suretiyle kontrol edilmelidir.
11-Kimler kooperatif başkanı olamaz?
Yönetim kurulu üyelerinde aşağıdaki şartlar aranır.
Kooperatif ortağı olmak ve medeni hakları kullanma ehliyetine sahip bulunmak
Türk vatandaşı olmak,
Aynı tür başka bir kooperatifte yönetim kurulu üyesi olmamak,
Türk Ceza Kanunu’nun zimmet, ihtilas, irtikap, rüşvet, görevi kötüye kullanma, sahtekarlık, hırsızlık, dolandırıcılık, hileli iflas, emniyeti suiistimal ve Devletin şahsiyetine karşı işlenen suçlara ilişkin hükümleri ile 1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu’na göre mahkum olmamak.
Aynı zamanda kooperatifte denetçi olmamak
Yönetim kurulu üyeliğine seçilen tüzel kişiler, yukarıdaki şartları taşıyan gerçek kişiler vasıtasıyla temsil edilirler. Seçilme şartları denetim kurulu tarafından araştırılır. Bu şartları taşımadıkları halde seçilenler ile sonradan kaybedenlerin görevlerine yönetim kurulunca son verilir.
Haklarında yukarıdaki suçlarla ilgili olarak kamu davası açılmış olanların görevleri ilk genel kurul toplantısına kadar devam etmekle beraber yönetim kurulunca bu durumdaki üyelerin genel kurulca azli veya göreve devamı hakkında karar alınmak üzere yapılacak ilk genel kurul gündemine madde konulur.
12-Kooperatiflerde oylama nasıl yapılır?
Kooperatiflerde oylamalar el kaldırmak suretiyle yapılır. Ancak, genel kurula katılanların yarıdan fazlasının talebi halinde gizli oya başvurulur.
Yönetim kurulu başkan ve üyeleriyle kooperatifin işlerinin görülmesine herhangi bir surette katılmış olanlar, yönetim kurulunun ibrasına ait kararlarda oylamaya katılamazlar. Bu hüküm denetçiler hakkında uygulanamaz. Denetçiler kendi ibralarında oy kullanamazlar.
Oylamalar genel olarak el kaldırmak suretiyle yapılır. Genel kurula katılanların yarıdan fazlasının talebi halinde gizli oya başvurulur. Ancak, kooperatifin ortak sayısı 500’ü geçtiği takdirde yönetim ve denetim kurulu seçimlerinde oylamalar gizli oy açık tasnif esasına göre yapılır.
Gizli oylamada, kooperatif mührü ile mühürlenmiş boş oy pusulalarının kullanılması esastır. Ancak, genel kurulca karar alınmak kaydıyla ayrıca basılı oy pusulası da kullanılabilir. Genel kurulun yalnızca basılı oy pusulası kullanılması yolunda alacağı karar geçersizdir. Genel kurulda kooperatif mührü ile mühürlenmiş boş oy pusulaları ve basılı oy pusulalarından başkaca bir pusula seçim için kullanılamaz. Matbaada basılmış veya yazı makinesi ile yazılmış ya da çoğaltılmış oy pusulaları basılı oy pusulası sayılır.
13-Kooperatif genel kurul vekalet kime verilir?
Ortak yazı ile izin vermek suretiyle diğer bir ortağı veya eş ve birinci derece (çocuğu, annesi, babası, eşinin annesi, babası) akrabasını temsilci tayin edebilir.
Genel kurulda vekaleti olan ortaklar iki oy kullanırlar. (Ortak sayısı 1000’i geçiyor ise vekaleti olmak koşulu ile 9’a kadar oy kullanırlar.) Genel kurulda temsil yetkisi olmayanların (sadece belli işler için alınan genel veya özel vekaletnameye istinaden) oy kullanmaları olanaksızdır.
Şirket statüsünde olan ortaklar temsilcileri aracılığı ile genel kurulda temsil edilirler. Herne kadar yakın zamana kadar şirketin temsilcisi olmak için şirketin ortağı yada müdürü gibi şirketle ilgisinin olması aranmakta ise de, mevcut uygulamada şirketin temsilciyi görevlendirmiş olması yeterli görülmekte, temsilcinin şirketle ortaklık yada müdürlük gibi bir bağının varlığı şartı aranmamaktadır. Ancak şirketi temsilen kooperatif organlarına seçilecek temsilcinin şirket adına temsil ve imzam yetkisine haiz olması gerekmektedir.
Özmen Mali Müşavirlik
TRC Plaza kat-6 Altay Çeşme Mah. Öz Sok. , 34722, 34840 Maltepe/İstanbul
www.ozmconsultancy.com
