KOOPERATİF GENEL KURUL EVRAKLARI NELERDİR?

Kooperatif Genel kurulunun yapılması ile ilgili iş ve işlemler ile süreci aşağıdaki gibidir.

A-KOOPERATİF GENEL KURUL HAZIRLIK ÖNCESİ YAPILACAK ÇALIŞMALAR

1-Kooperatif Yönetim kurulu tarafından genel kurul kararı alınması:

Yönetim kurulu kararında olağan genel kurulun hangi yılla ilgili olduğu, toplantının tarihi ve saati ile toplantı yerinin açık olarak kararda yer alması ve bu toplantıda yasal çoğunluk olmadığı taktirde ikinci toplantının yine hangi tarihte, saati ile toplantı yerinin belirtilerek kararın genel kuruldan en az 32 gün önce ve en fazla 2 ay içinde alınması gerekmektedir.

Kararda ve çağrı yazısında ikinci toplantı ile ilgili karar alınması zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak ikinci toplantı ile ilgili de karar alınması halinde, birinci toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7, en fazla 30 gün süre bulunması gerekmektedir.

Kooperatif genel kurulu kaç kişi ile toplanır?

Her ne kadar ikinci toplantı ile ilgili karar alınması ve gündemin davet bölümünde yazılması zorunlu değilse de, işletme kooperatiflerinin anasözleşmelerinde ikinci toplantıda çoğunluk aranmayacağına dair hüküm yer almakta ise, bu doğrultuda işletme kooperatifleri için yapılan uygulama yararlı olacaktır. (İntibak anasözleşmesinde bütün toplantılarda ¼ nisap şartı bulunmaktadır.)

Bu durumda birinci toplantıda yasal nisap oluşmadığı taktirde ikinci toplantının yapılabilmesi için çağrı prosedürünün yenilenmesi gerekmektedir. Ancak kararda birinci ve ikinci toplantı ile ilgili bilgiler verildiği halde, birinci toplantıda nisap oluşmadığı taktirde, ortaklara tekrar çağrı yapılmaksızın toplantı yapılmakta, sadece Bakanlık temsilcisi için başvuru işlemi yenilenmektedir.

2-Kooperatif Genel kurul gündeminin hazırlanması:

Genel kurul gündeminin hazırlanmasında, Anasözleşmenin 31.maddesi gözönünde tutularak, Kooperatifler Kanunu’nun 42. ve Anasözleşmenin 23.maddesinde genel kurulun devir ve terk edemeyeceği iş ve işlemler ile kooperatifin genel kurul kararını gerektiren diğer işleri ve yönetim kurulunun gerek gördüğü işleri gündem konusu yapılmalıdır.

2023 yılı ile ilgili 2024 yılında yapılacak genel kurulun gündem maddesinde intibakla ilgili husus ile kooperatifin dış denetime tabi olması halinde dış denetçi seçilmesi konusu da genel kurul gündeminde yer almalıdır.

3-Kooperatif Genel Kurulu Çağrı Usulü Nedir? Kooperatif tarafından Ortaklara çağrı (duyuru) yapılması:

Çağrının taahhütlü mektupla yapılması ve bu çağrıda gündemle birlikte genel kurulun yapılacağı tarih, saat ve yerin açık olarak belirtilerek genel kuruldan en az 32 gün önce yapılması zorunludur. (Çağrı ile birlikte, raporların ve bilanço ile gelir-gider farkı hesabının gönderilmesi zorunlu olmayıp, isteyenlere birer örneğinin verilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması gözönünde tutulmalıdır.)

4-Kooperatif Genel kurul evrakları nelerdir ? Kooperatif olağan genel kurul gündeminde yer alan raporların ve diğer belgelerin hazırlanması:

4.a-Kooperatif yönetim kurulu faaliyet raporunun hazırlanması

Bu raporun Ticaret Bakanlığı’nın 11/Haziran/2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Tebliğine ve formatına göre hazırlanması zorunludur. Genel kuruldan en az 15 gün önce kooperatif merkezinde hazır bulundurulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi zorunludur. Bu Tebliğdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen yönetim kurulu yıllık çalışma raporları, genel kurullarda görüşülemez ve kabul edilemez. (Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması gözönünde tutulmalıdır.)

4.b-Kooperatif Denetim kurulu raporunun hazırlanması:

Bu raporun Ticaret Bakanlığı’nın 11/Haziran/2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Tebliğine ve formatına göre hazırlanması zorunludur. Bu Tebliğdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen denetim kurulu raporları, genel kurullarda görüşülemez ve kabul edilemez. Denetim kurulu raporunun genel kuruldan en az 15 gün önce düzenlenerek yönetim kuruluna teslim edilmesi ve teslimden sonra da raporda herhangi bir değişiklik yapılmaması gerekmektedir. Bu kapsamda Koop-Bis Yönetmeliği uygulaması gözönünde tutulmalıdır.)

Ayrıca 1 Şubat 2022 tarih ve 31737 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Kooperatif ve Üst Kuruluşlarının Denetimine Dair Yönetmeliğin 15.maddesi kapsamında dış denetime tabi kooperatif ise, dış denetim raporunun da denetim kurulu raporu gibi 15 gün önceden alınarak Mersis’e yüklenmesi gerekmektedir. Dış denetime tabi olduğu halde, dış denetim raporu olmayan kooperatiflerin genel kurullarının geçersiz olacağı hususu göz önünde tutulmalıdır.

4.c-Kooperatif Bilanço, envanter ve gelir-gider farkı hesaplarının hazırlanması:

Bilançonun genel kuruldan en az 15 gün önce kooperatif merkezinde ortakların incelemesine hazır tutulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi zorunludur. Kooperatif anasözleşmesine göre, bilançonun genel kuruldan en az 1 ay önce denetim kurulu üyelerine verilmesi, denetim kurulu üyelerinin de incelemesini 10 gün içinde yaparak raporunu yönetim kuruluna teslim etmeleri, bilançonun genel kuruldan 15 gün önce kooperatif ortaklarının incelemelerine sunulması ve isteyen ortaklara birer örneğinin verilmesi gerekmektedir.

4.d-Kooperatif Çalışma programı ve tahmini bütçenin hazırlanması:

Yapılacak işlerin neler olduğu ve parasal tutarlarını içeren bütçenin genel kurula sunularak, bu kapsamda ortakların yapacakları ödemelerin miktar, zaman ve ödeme esaslarının genel kurulca belirlenmesi zorunludur.

4.e-Kooperatif yönetim kurulu seçimi nasıl yapılır, Kooperatif Yönetim ve denetim kurulu seçimi varsa, hazırlık yapılması

Ortak sayısı 500’ü geçen kooperatiflerde seçimin gizli oy açık tasnif esasına göre yapılması zorunlu olduğundan, bu doğrultuda hazırlık yapılmalıdır. (KK. 48)

4.f-Kooperatif Olağan Genel Kurul Gündeminde yer alan diğer konularla ilgili hazırlık yapılması:

Gündemde yer alan konunun durumuna göre hazırlık yapılarak, genel kurulun bilgilendirilmesi ve alınan kararın bu bilgi çerçevesinde alınması gerekmektedir. Bu kapsamda işletme kooperatifine dönüş, yada anasözleşme değişikliği varsa genel kuruldan önce İl Müdürlüğünden yada Bakanlıktan izin yazısının alınması zorunluluğu bulunmaktadır. Aksi halde gündemde yer alan bu maddenin görüşülerek karar alınması mümkün değildir.

5-Kooperatif Genel Kurulu için Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi için İl Müdürlüğüne müracaat edilmesi:

Yapı kooperatiflerinde Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı İl Müdürlüğü’ne, işletme kooperatiflerinde ise Ticaret İl Müdürlüğü’ne genel kuruldan en az 15 gün önce yazılı olarak müracaat edilmesi ve müracaat dilekçesinde yönetim kurulunun genel kurulla ilgili almış olduğu kararın noter onaylı örneği, Ticaret Sicili Memurluğu’ndan alınan yetki belgesi, toplantı gündemi ve vezne alındısının eklenmesi gerekmektedir.

6-Kooperatif Genel Kurulu için Ortaklar cetvelinin hazırlanması:

Kooperatif anasözleşmesinde belirtildiği şekilde ortaklar cetvelinin (hazirun cetvelinin) hazırlanması gerekmektedir. (Genel kurul tarihine kadar ortaklık bilgilerinin elektronik ortamda kaydına dair 14 Ocak 2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Koop-Bis Yönetmeliği hükümlerine göre çalışmaların tamamlanıp ortaklar cetvelinin bu esasa göre hazırlanması gerekmektedir.)

7-Kooperatif Genel durum bilgi formu-bildirim formunun hazırlanması:

Bakanlığın formatına göre bildirim formunun hazırlanması ve bir örneğinin Bakanlık temsilcisine verilmesi gerekmektedir.

8-Kooperatif Ortak bilgileri ile yönetim kurulu yıllık çalışma raporu, denetim kurulu raporu, bilanço ve gelir-gider farkı hesabının koopbis’e yüklenmesi:

Koopbis Yönetmeliği’nin 13.maddesine göre; ortak bilgilerinin, yönetim kurulu yıllık çalışma raporunun, denetim kurulu raporunun, bilanço ve gelir-gider farkı hesabının genel kuruldan en az 15 gün öncesinden itibaren koopbis’e yüklenmesi zorunludur. Ayrıca kooperatif dış denetime tabi ise, dış denetçi raporunun da yukarıdaki belgelerle birlikte koopbis’e yüklenmesi zorunludur.

B-GENEL KURUL GÜNÜ YAPILMASI GEREKEN ÇALIŞMALAR

1-Kooperatif Genel Kurulu için Çoğunluğun oluşmasının beklenmesi:

Kooperatif genel kurullarında toplantı çoğunluğu ¼’tür. Toplantının açılabilmesi için asıl ve vekil ortakların sayılarının bu sayıya ulaşması zorunludur.

Kooperatif olağanüstü genel kurul toplantı yeter sayısı da olağan genel kurul toplantısı ile aynıdır.

2-Kooperatiflerde Oy hakkı ve temsil:

Genel kurulda her ortağın bir oy hakkı bulunmaktadır. Bir ortak başka bir ortağa veya eş ve birinci derecede akrabasını yazılı vekalet vermek suretiyle temsilci tayin edebilir. 1000 kişiyi geçen kooperatiflerde vekalet sayısı 9’dur. Yönetim kurulu kendi ibrasında oy kullanamaz.

3-Kooperatif Genel Kurulunun açılışı ve Bakanlık tebliğinin temsilci tarafından okuması:

¼ sayıya ulaşıldığında, genel kurulun açılışı başkan veya görevlendirdiği kişi tarafından yapılır.

4-Kooperatif Genel Kurulunda Divan başkanı ve divan kurulu üyelerinin seçimi:

Ortaklar veya kooperatifin bağlı olduğu üst kurul temsilcileri divan kurulunda görev alırlar. Seçimde en çok oy alan divan kuruluna seçilir.

5-Kooperatif Genel Kurulunda Önerge verilmesi: (var ise)

Bu husus kooperatif anasözleşmesinin 31. ve Kooperatifler Kanunu’nun 46.maddesinde hüküm altına alınmıştır.

6-Kooperatif Olağan Genel Kurulu Gündem konularının görüşülmesi, oylanması ve karar alınması:

Kooperatiflerde gündeme bağlılık esas olup, gündemde olmayan konular görüşülemez. Seçimler hariç, diğer konularda hazirun cetvelinde imzası bulunanların yarıdan fazlasının oyu ile karar alınır. (istisnalar hariç)

7-Kooperatif Yönetim ve denetim kurulu üyelerinin seçilmesi: (gündemde var ise)

500’e kadar ortağı olan kooperatiflerde seçimler açık oylama, yani el kaldırmak suretiyle yapılır. Ancak genel kurulca gizli yapılmasına karar alındığı taktirde, bu karara uyularak işlem yapılır. Ortak sayısı 500’ü geçen kooperatiflerde seçimlerin gizli oy açık tasnif esasına göre yapılması zorunludur. Uygulama ile ilgili kooperatif anasözleşmesine bakılmalıdır. Yönetim ve denetim kurulu üye seçiminde yarıyı geçme şartı olmayıp, en çok oy alanlar seçilmektedir.

8-Kooperatif Genel kurul tutanağının yazılması, muhalefet şerhi varsa konulması ve tutanağın imzalanması:

Seçilen Divan ve Bakanlık Temsilcisi, genel kurul kararlarını içeren tutanağı imzalaması gerekmektedir. Kooperatif üyelerinin hakları göz önüne alınarak genel kurul tutanağında söz alan ortakların isimleri, yaptığı konuşma veya sorusu ile alınan kararın kaç oyla alındığı (kabul, red ve çekimser) yazılır.

9-Kooperatif Olağan Genel Kurul Belgelerin Bakanlık Temsilcisine teslimi ve görev yazısının alınması:

Genel kurulu müteakip, Bakanlık temsilcisine Yevmiye Defteri’nin kapanış tasdikini (Defterlerini E-Defter olarak tutan mükelleflerin Kapanış tasdiki; Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını içeren sayfasıdır. Elektronik Defter Genel Tebliği - 13 Aralık 2011 28141 sayılı Resmi Gazete) içeren sayfası ile birlikte diğer belgelerin verilerek görev yazısının alınması gerekmektedir.

C-GENEL KURULDAN SONRA YAPILACAK ÇALIŞMALAR:

Kooperatif genel kurul Tescili Nasıl Yapılır?

1-Kooperatif Genel kurul sonrası ticaret sicile verilecek evraklar nelerdir?Tutanağın tescili ve ilanı ile seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü, temsil – ilzam ve imza beyannamesinin tescili:

Genel kurul tutanağının ve seçim var ise, yönetim kurulu görev bölümü ile temsil ve ilzam kararı ile yeni yönetimin imza beyannamesinin ticaret Sicili Memurluğuna ibraz edilerek tescil edilmesi gerekmektedir.

Ayrıca dış denetçi seçimi varsa, dış denetçinin de Ticaret Sicil’e tescili gerekmektedir.

2-Yönetim kurulu üyelerinin mal bildiriminde bulunması:

Yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri ile birlikte görevi sona eren yönetim kurulu üyelerinin bir ay içinde kooperatifin bağlı olduğu İl Müdürlüğüne mal beyanında bulunması gerekmektedir.

3-Genel kurul belgelerinin koopbis’e yüklenmesi:

Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek gerekmektedir. (Yönetmelik Madde 11/e)

4-Kooperatif Ortaklarının Bilgilendirilmesi

Kooperatif ana sözleşmesine göre kooperatif yönetim kurullarının yılda en az iki kez Genel kurulda alınan kararların uygulamaya geçirilmesi ve inşaatların durumu ile ilgili olarak e-postası bulunan ortaklara e-posta yolu ile diğerlerine mektup ile bilgilendirme yapması gereklidir.

5-Kooperatif Yönetim kurulu üyelerinin şartlarının kontrolü:

Seçim var ise, denetim kurulu tarafından yönetim kurulunun yeterliliklerini kontrol etmek.

Özmen Mali Müşavirlik İletişim

ozmconsultancy.com

info@ozmconsultancy.com

TRC Plaza kat-6 Altay Çeşme Mah. Öz Sok. , 34722, 34840 Maltepe/İstanbul