Site Yönetimlerinde Aralık Ayında Yapılması Gereken 10 Şey
Site Yönetimlerinde Aralık Ayında Yapılması Gereken 10 Şey
1. 2025 Yılı Öncesi Yeni Yatırım Bütçesi İhtiyacı
Finansal: Yatırım bütçesinin oluşturulması, finansman kaynaklarının belirlenmesi, mevcut demirbaşların amortisman takibi
Operasyonel: Demirbaş envanter kontrolü, bakım ihtiyaçlarının belirlenmesi
Hukuki/Düzenleyici: Gerekli yasal izinlerin kontrolü, yatırım kararlarının kurul onayı
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Mevcut demirbaşların envanter kontrolü | Teknik Müdür | Aralık Ortası | Envanter raporunun tamamlanma oranı (%) |
| Gelecek yıl için yatırım kalemlerinin tespiti | Yönetim Kurulu | Aralık Sonu | Onaylanmış yatırım listesi |
| Finansman seçeneklerinin araştırılması | Muhasebe | Ocak Başı | Finansman teklif sayısı |
| Yönetim kurulu onayı ve bütçe nihaileştirilmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış yatırım bütçesi |
2. 2025 İşletme Bütçesi Öncesi Piyasa Araştırmaları
Finansal: Piyasa fiyat araştırması, alternatif tedarikçi fiyat analizleri
Operasyonel: İhtiyaç duyulan malzeme ve hizmet listelerinin güncellenmesi
Hukuki/Düzenleyici: Tedarik sözleşmelerinin şartlarının incelenmesi
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Sigorta tekliflerinin alınması | Muhasebe | Aralık Sonu | Alınan teklif sayısı |
| Bakım & tedarik ürünleri fiyat kıyaslaması | Satın Alma | Aralık Sonu | Güncellenmiş fiyat listesi |
| Alternatif tedarikçi görüşmeleri | Satın Alma | Ocak Başı | İmzalanan ön protokol sayısı |
| Sonuçların bütçeye entegre edilmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Revize edilmiş bütçe |
3. Bakım Sözleşmelerinin Kontrolü ve Yenilenmesi
Finansal: Bakım sözleşme bedellerinin bütçeye uyumu
Operasyonel: Sözleşme sürelerinin ve koşullarının değerlendirilmesi
Hukuki/Düzenleyici: Sözleşme sürelerinin takibi, yasal zorunlulukların sağlanması
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Mevcut bakım sözleşmelerinin listesi | Teknik Müdür | Aralık Ortası | Eksiksiz bakım sözleşme listesi(%) |
| Sözleşme bitiş tarihlerinin kontrolü | İdari İşler | Aralık Sonu | Güncellenmiş takip tablosu |
| Yenileme için teklif alma | Satın Alma | Ocak Başı | Alınan bakım teklifi sayısı |
| Yeni/yenilenen sözleşmelerin imzalanması | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | İmzalanan sözleşme sayısı |
4. İşletme Bütçesi Harici Sürekli Giderlerin Analizi
Finansal: Bütçe dışı tekrar eden giderlerin tespiti, bütçeye dahil edilmesi
Operasyonel: Gider kalemlerinin süreçlere olan etkisinin analizi
Hukuki/Düzenleyici: Sözleşme veya hizmet şartlarının gözden geçirilmesi
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Bütçe dışı sürekli giderlerin listelenmesi | Muhasebe | Aralık Ortası | Tam liste çıkarma (%) |
| Bu giderlerin sıklık ve tutar analizinin yapılması | Muhasebe | Aralık Sonu | Hazırlanmış analiz raporu |
| Giderlerin yeni bütçeye entegrasyonu | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Revize edilmiş işletme bütçesi |
| Kurul onayı | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış bütçe |
5. Personel Sayısı ve Çalışma Koşullarının Değerlendirilmesi
Finansal: Fazla mesai maliyetlerinin azaltılması
Operasyonel: Personel sayısının iş yüküne uygunluğu
Hukuki/Düzenleyici: 4857 sayılı İş Kanunu’na uyum, fazla çalışma sınırlarının korunması
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Mevcut personel sayısı ve görev dağılımı | İnsan Kaynakları | Aralık Ortası | Personel envanter raporu |
| Yıllık fazla mesai süresinin analizi | İnsan Kaynakları | Aralık Sonu | Fazla mesai saatlerinin düşürülmesi(%) |
| Gerekli personel ihtiyacının belirlenmesi | İnsan Kaynakları | Ocak Başı | İstihdam planı |
| Yeni yıla uygun personel düzenlemeleri | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış personel planı |
6. 2024 Bütçe Aşımlarının Analizi
Finansal: Aşılan bütçe kalemlerinin tespiti ve nedenlerinin analizi
Operasyonel: Fazla harcama getiren süreçlerin iyileştirilmesi
Hukuki/Düzenleyici: Harcama usulsüzlüklerinin tespiti durumunda gerekli önlemler
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| 2024 bütçe gerçekleşmelerinin analizi | Muhasebe | Aralık Sonu | Analiz raporunun tamamlanması |
| Aşım nedenlerinin belirlenmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Belirlenen ana neden sayısı |
| İyileştirme aksiyonlarının planlanması | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Onaylanmış iyileştirme planı |
| Takip ve izleme süreci | Muhasebe | Sürekli | Aşımın azaltılması (Yıl Oranı) |
7. Ortak Alan Giderlerinin Bütçeye Dahil Edilmesi
Finansal: Elektrik, doğalgaz, su maliyetlerini doğru projeksiyonlarla bütçeleme
Operasyonel: Tüketim optimizasyonu, maliyet azaltıcı tedbirler
Hukuki/Düzenleyici: Fatura ve sözleşme şartlarının yasal uygunluğu
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Ortak alan giderlerinin geçmiş yıl analizi | Muhasebe | Aralık Sonu | Geçmiş yıl gider raporu |
| Beklenen fiyat artış oranlarının belirlenmesi | Muhasebe | Ocak Başı | Tahmini artış oranı tespiti |
| Bütçe projeksiyonlarına eklenmesi | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Revize edilmiş bütçe |
| Tüketim optimizasyon önlemlerinin planlanması | Teknik Müdür | Sürekli | Aylık tüketim azalması (%) |
8. Enflasyon, Asgari Ücret ve Sektör Araştırmasının Dikkate Alınması
Finansal: Enflasyon oranı ve asgari ücret artışının bütçeye entegrasyonu
Operasyonel: Personel maliyetleri, tedarik maliyetleri, hizmet kalitesi
Hukuki/Düzenleyici: Asgari ücret ve resmi enflasyon verilerinin takibi
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Resmi enflasyon ve asgari ücret verilerinin toplanması | İnsan Kaynakları | Aralık Sonu | Güncel veri tablosu |
| Sektör araştırması (piyasa ortalaması) | Yönetim Kurulu | Ocak Başı | Karşılaştırma raporu |
| Bütçeye uyarlama | Muhasebe | Ocak Ortası | Revize edilmiş işletme bütçesi |
| Onay ve iletişim | Yönetim Kurulu | Ocak Sonu | Onaylanmış bütçe duyurusu |
9. Envanter, Yevmiye, Kebir Defter Tasdikleri
Finansal: Mali kayıtların yasal uygunlukta tutulması
Operasyonel: Defter tasdik süreçlerinin etkin yönetimi
Hukuki/Düzenleyici: Vergi usul kanunlarına ve ilgili mevzuata uygunluk
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Envanter, yevmiye, kebir defterlerinin hazırlanması | Muhasebe | Aralık Sonu | Eksiksiz defter seti (%) |
| Noter tasdik sürecinin takibi | Muhasebe | Ocak Başı | Zamanında tasdik oranı (%) |
| Dijital arşiv sistemine yükleme | Muhasebe | Ocak Ortası | Dijital kayıt tamamlama(%) |
10. Yıl Sonu Mutabakat ve İdari Düzenlemeler
Finansal: Aidat ödemeleri, mutabakat, kıdem tazminatı yükü hesaplamaları
Operasyonel: Demirbaş sayımı, defter kontrolleri, denetim raporları
Hukuki/Düzenleyici: Aidat ödememe durumunda icra sürecinin takibi, yönetim ve denetim kurul kararlarının kaydı
Aksiyon Planı Tablosu:
| Aksiyon Adımı | Sorumlu | Zamanlama | KPI |
| Yıl sonu mutabakatların yapılması | Muhasebe | Aralık Sonu | Tamamlanan mutabakat sayısı (%) |
| Aidat ödemeyen maliklerin icra sürecinin değerlendirilmesi | Hukuk Danışmanı | Ocak Başı | Açılan icra dosya sayısı |
| Demirbaş sayımı ve defter güncellemesi | Teknik Müdür | Aralık Sonu | Tamamlanmış demirbaş sayımı (%) |
| Yönetim ve denetim kurulu defter kontrolleri | Yönetim Kurulu | Ocak Ortası | Güncellenmiş karar defterleri |
| Kıdem tazminatı yükü hesaplaması | İnsan Kaynakları | Ocak Ortası | Tamamlanmış kıdem hesabı (%) |
Sonuç:
Yukarıdaki aksiyon planları ve MECE analizi, site yönetimlerinin yıl sonu değerlendirmesi ve yeni yıla hazırlık süreçlerini sistematik, ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirmektedir. Bu sayede hem finansal hem operasyonel hem de hukuki/düzenleyici açıdan tüm gereklilikler eksiksiz yerine getirilebilir.
