Yeni Kurulan Şirket e-Fatura ve Mali Mühür Başvurusu: 2027 Rehberi

Son güncelleme: 2 Kasım 2026

Yeni kurulan her limited veya anonim şirket kuruluş günü otomatik olarak e-Fatura kullanmak zorunda değildir. Zorunluluk faaliyet alanı, ciro ve özel düzenlemelere göre değişir. Ancak tüzel kişi şirket e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter altyapısını ilk faturadan önce planlamalı; gerekiyorsa mali mühür başvurusunu geciktirmemelidir.

Kısa cevap

• e-Fatura yeni bir belge türü değil, faturanın elektronik biçimidir.
• Yeni şirketin e-Fatura zorunluluğu şirket türüne bakılarak tek başına belirlenmez.
• Tüzel kişiler elektronik belge işlemlerinde mali mühür kullanabilir.
• GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon farklı kullanım yöntemleridir.
• e-Fatura kullanıcısına e-Fatura; kayıtlı olmayan alıcıya mevzuata uygun e-Arşiv fatura düzenlenir.

Faaliyetiniz ve ilk müşteriniz üzerinden doğru sistemi seçelim. e-Fatura başlangıç kontrol formu

Yeni şirket e-Fatura zorunlusu mu?

Sadece “limited şirket kurdum” veya “A.Ş. oldum” bilgisiyle cevap verilemez. Şunlar kontrol edilir:

• şirketin faaliyet alanı,
• ilgili hesap dönemi cirosu,
• e-ticaret veya özel düzenlemeye tabi faaliyet,
• akaryakıt, sağlık, gayrimenkul, araç ticareti gibi sektör kuralları,
• e-Defter ve diğer e-belge kapsamları.

Zorunluluk oluşmasa bile şirket isteğe bağlı geçişi seçebilir. Çok sayıda kurumsal müşteriye fatura kesilecekse veya belgeler uzaktan yönetilecekse bu tercih operasyonu kolaylaştırabilir.

Mali mühür nedir?

Mali mühür, tüzel kişi ve kurumların elektronik belgelerde veri bütünlüğünü ve kaynağı doğrulamak için kullandığı elektronik sertifika altyapısıdır. Şirket yetkilisinin kişisel e-imzası ile şirketin mali mührü aynı şey değildir.

Başvuruyu son güne bırakmak ilk fatura ve e-Defter geçişini aksatabilir. Unvan, vergi kimlik numarası ve yetkili bilgilerinin başvuru belgeleriyle uyumlu olması gerekir.

Hangi yöntem seçilmeli?

GİB Portal

Düşük belge hacminde temel kullanım sunabilir. Operasyon, saklama ve iş akışı ihtiyaçları ayrıca değerlendirilmelidir.

Özel entegratör

Çok kullanıcılı çalışma, otomasyon, ERP bağlantısı, saklama ve destek ihtiyacında tercih edilebilir. Sözleşmede kontör, saklama, iptal ve çıkış koşulları okunmalıdır.

Doğrudan entegrasyon

Yüksek hacim ve teknik kapasite gerektirir. Yeni kurulan küçük işletmeler için çoğu zaman ilk seçenek değildir.

İlk faturadan önce 7 kontrol

1. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgulayın.
2. Mal/hizmet açıklamasını sözleşmeyle uyumlu yazın.
3. KDV oranı veya istisna kodunu kontrol edin.
4. Yurt dışı hizmette hizmetten nerede yararlanıldığını belgeleyin.
5. Dövizli faturada tarih ve kur yöntemini belirleyin.
6. İptal ve iade senaryosunu baştan kurun.
7. Fatura ile banka tahsilatını aynı müşteri dosyasında eşleştirin.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki pratik fark

e-Fatura sistemde kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışıdır. e-Arşiv ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen belge akışında kullanılır. Müşterinin türü, faturanın hangi sistemden çıkacağını etkiler.

Yurt dışına fatura kesilecekse

Faturanın yabancı para ile düzenlenmesi tek başına hizmet ihracı istisnası sağlamaz. Müşterinin yurt dışında olması, hizmetten yurt dışında yararlanılması ve diğer yasal şartların birlikte incelenmesi gerekir.

Sözleşme, iş teslim kayıtları, yazışmalar ve banka dekontları faturayla birlikte saklanmalıdır.

En sık yapılan hatalar

• Zorunluluk tarihini yalnızca internetten bulunan eski ciro haddine göre belirlemek.
• Mali mühür ile kişisel e-imzayı aynı sanmak.
• İlk faturayı kesip sonra istisna kodu araştırmak.
• Entegratör sözleşmesinde saklama hizmetini varsaymak.
• Şirket unvanı veya adresi değiştiğinde sistem bilgilerini güncellememek.
• Yurt dışı faturasında otomatik olarak KDV'siz işlem yapmak.

Başlangıç kurulumunu birlikte yapalım

Faaliyet, tahmini aylık fatura sayısı, müşterilerin ülkesi ve kullandığınız yazılımı iletin. Doğru belge yöntemi ve muhasebe akışını ilk faturadan önce kuralım.

e-Fatura başlangıç kontrolü isteyin

Kuruluşun diğer adımları için ilk 30 gün kontrol listesine geçebilirsiniz.

Resmî kaynaklar

• GİB: e-Fatura mevzuatı ve mali mühür
• GİB: Mükelleflerin belge düzenleme yükümlülükleri
• e-Fatura Portalı kullanım kılavuzu

Genel bilgilendirmedir. e-Belge zorunluluğu güncel faaliyet ve hadlere göre ayrıca kontrol edilmelidir.