Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu Karar Defteri Nasıl Tutulur? Kimler için Ne Zamandan itibaren Zorunlu?

Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu Karar Defteri Nasıl Tutulur?

Yönetim kurulu karar defteri, elektronik ortamda aşağıdaki şekilde tutulur:

1. Kararların Yüklenmesi:

   • Yönetim kurulunda alınan kararlar, Kullanıcı tarafından yönetim kurulu karar defterine yüklenir. Yani, kararlar dijital ortamda saklanır ve sisteme kaydedilir.

2. Elektronik Toplantı Sistemi Kullanımı:

   • Kanun 1527'ye göre, Elektronik Toplantı Sistemi kullanan şirketlerde alınan yönetim kurulu kararları, Bakanlık tarafından sağlanan entegrasyon aracılığıyla sisteme aktarılır.

   • Elektronik toplantı sistemini kendisi kuran veya bu konuda destek hizmeti alan şirketler, yönetim kurulu kararlarını, bu sistemde belirli bir alanda depolayabilirler. Bu durumda, Bakanlıkça belirlenen bilgiler bu sistem aracılığıyla sisteme aktarılır.

3. Sisteme Yükleme Zorunluluğu:

   • Elektronik toplantı sisteminde depolanan kararlar için sisteme yükleme veya aktarma zorunluluğu aranmaz. Ancak, bu kararların saklanması, incelenmesi, ibrazı ve doğrulanması konularında, Bakanlıkça belirlenen düzenlemelere ve Tebliğ hükümlerine uyulması gerekmektedir.

4. Limited Şirketler için Müdürler Kurulu Karar Defteri:

   • Limited şirketlerde, elektronik ortamda genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı olarak müdürler kurulu karar defteri tutulabilir.

   • Bu durumda, müdürler kurulu karar defteri ile ilgili hükümler de yönetim kurulu karar defteri için belirlenen esaslarla paralel şekilde uygulanır.

Hangi Tarihten Sonra Kimlere Zorunlu?

• 1/1/2026 tarihinden itibaren, kuruluşu ticaret siciline tescil edilen tüm şirketler için bu defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunludur.

• Ayrıca, 15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tebliğ ile belirlenen anonim şirketler için de elektronik ortamda defter tutma zorunluluğu vardır.

Diğer şirketler ise isteğe bağlı olarak bu defterleri elektronik ortamda tutabilirler, ancak defterlerin tamamı elektronik ortamda tutulmalıdır ve sonradan fiziksel defterlere geçiş yapılamaz.