Uzaktan Çalışma Ek Protokolü: Ekipman, Gider, İSG ve KVKK Kontrol Listesi

Canonical URL: https://evrenozmen.com.tr/uzaktan-calisma-ek-protokolu-ekipman-isg-kvkk

Son kontrol: 28 Eylül 2026

Yazar: Evren Özmen, CPA / SMMM

Mevcut bir çalışanın evden veya hibrit çalışmaya geçmesi yalnız yönetici onayıyla bırakılmamalıdır. Yazılı ek protokol; çalışma yeri ve süresini, ekipman zimmetini, giderlerin karşılanmasını, iletişim yöntemini, veri güvenliğini, iş sağlığı ve güvenliğini ve ofise dönüş usulünü fiili uygulamayla aynı şekilde düzenlemelidir.

Kısa Cevap

Uzaktan çalışmaya sonradan geçen çalışan için ayrıntılı bir ek protokol kullanılabilir. Protokolde işin tanımı ve yürütülme biçimi, çalışma yeri ve süresi, ücret ve ödeme, işverenin sağladığı ekipman, ekipmanın korunması, giderlerin karşılanma yöntemi, iletişim, veri güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği ile uzaktan çalışmanın sona ermesi düzenlenmelidir.

Kısa Özet

Ek protokol yalnız “çalışan evden çalışacaktır” cümlesinden oluşmamalıdır. Zimmet listesi, gider politikası, mesai ve fazla çalışma kaydı, kişisel veri erişimi, olay bildirimi ve ofise dönüş prosedürü ayrı belgelerle desteklenmelidir. Yazılı metin ile günlük uygulama birbiriyle çelişmemelidir.

Net Cevap

Yeni işe girişte uzaktan çalışma şartları doğrudan iş sözleşmesine yazılabilir. Mevcut çalışanda ise işçinin ve işverenin mutabakatını gösteren ek protokol hazırlanabilir. Protokolün yanında ekipman teslim formu, gider politikası, bilgi güvenliği taahhüdü, iş sağlığı ve güvenliği bilgilendirmesi ve çalışma süresi kayıt yöntemi birlikte kurulmalıdır.

Ek Protokol Dosyanızı Ön İncelemeye Gönderin

İlk değerlendirme için şu bilgileri hazırlayın:

• Mevcut iş sözleşmesi ve görev tanımı
• Uzaktan veya hibrit çalışma günleri
• Çalışmanın yapılacağı adres ve değişiklik yöntemi
• Günlük/haftalık çalışma saatleri ve saat dilimi
• Bilgisayar, telefon, ekran ve diğer ekipman listesi
• İnternet, elektrik, yemek ve ulaşım ödemelerinin yöntemi
• Fazla çalışma talep ve onay kaydı
• Kullanılan bulut, mesajlaşma, VPN ve erişim sistemleri
• İSG eğitimi ve olay bildirim yöntemi
• Bordro ve SGK uygulaması

Başlangıç: https://evrenozmen.com.tr/iletisim

E-posta: info@ozmconsultancy.com

Hızlı Karar ve Dosya Yönlendirmesi

Ek Protokolde Bulunması Gereken Başlıklar

Çalışma Yeri ve Hibrit Günler

Protokolde yalnız “uzaktan” ifadesinin kullanılması adres ve organizasyon sorununu çözmez. Çalışanın sürekli çalışacağı adres, ofise geleceği günlerin nasıl planlanacağı, geçici olarak başka şehir veya ülkeden çalışıp çalışamayacağı ve adres değişikliğini kime bildireceği yazılmalıdır.

Başka ülkeden geçici çalışma; iş hukuku dışında vergi mukimliği, sosyal güvenlik, göç/çalışma izni ve veri aktarımı sonuçları doğurabilir. Bu nedenle genel bir “her yerden çalışma” izni yerine süre, ülke ve ön onay kuralı kurulması daha sağlıklıdır.

Ekipman Teslimi ve Zimmet

Uzaktan Çalışma Yönetmeliği, aksi kararlaştırılmadıkça iş için gerekli malzeme ve araçların işverence sağlanmasını esas alır. İşverenin sağladığı araçların listesi ile kullanım esaslarının çalışana yazılı bildirilmesi gerekir.

Zimmette şu bilgiler bulunmalıdır:

• Cihazın türü, marka/modeli ve seri numarası
• Teslim tarihi ve fiziksel durumu
• İş ve kişisel kullanım sınırı
• Lisanslı yazılımlar ve erişim yetkileri
• Bakım, arıza ve destek yöntemi
• Kayıp, hasar ve olay bildirim süreci
• İşten ayrılış veya ofise dönüşte iade tarihi
• İade sonrası erişim kapatma ve veri silme kaydı

Çalışanın kendi cihazını kullanması kararlaştırılıyorsa güvenlik, destek, amortisman/gider ve veri ayrımı ayrıca düzenlenmelidir.

İnternet, Elektrik ve Diğer Giderler

Yönetmelik, işin yerine getirilmesinden kaynaklanan mal veya hizmet üretimiyle doğrudan ilgili zorunlu giderlerin tespit ve karşılanmasına ilişkin hususların sözleşmede belirtilmesini öngörür. Bunun anlamı her sabit ödemenin otomatik olarak gider iadesi sayılması değildir.

Sağlıklı bir gider düzeninde şu sorular cevaplanır:

1. Hangi gider işin yürütülmesi için zorunlu?
2. Fatura kimin adına düzenleniyor?
3. Gerçek belge karşılığı mı, sabit ödeme mi yapılıyor?
4. Ödeme bordroda hangi nitelikle gösteriliyor?
5. Karma kullanım varsa iş payı nasıl belirleniyor?
6. Şirket politikası bütün çalışanlara tutarlı uygulanıyor mu?

Vergi ve bordro ayrıntısı için: https://evrenozmen.com.tr/remote-calisan-ekipman-gider-iadesi-vergi

Çalışma Süresi ve Fazla Çalışma

Uzaktan çalışma mesai takibini ortadan kaldırmaz. Protokolde normal çalışma süresi, iletişim kurulabilecek zaman aralığı, ara dinlenme, toplantı planı ve fazla çalışma için ön onay yöntemi bulunmalıdır.

E-posta gönderim saati tek başına çalışma süresi kaydı değildir. Puantaj, görev sistemi veya şirketin işin niteliğine uygun güvenilir kayıt yöntemi kullanılmalıdır. Farklı saat diliminde çalışan ekiplerde toplantı saatleri ve ulaşılabilirlik beklentisi ayrıca netleştirilmelidir.

İş Sağlığı ve Güvenliği

İşveren, uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri konusunda çalışanı bilgilendirmeli, gerekli eğitimi vermeli, sağlık gözetimini sağlamalı ve sağladığı ekipmanla ilgili tedbirleri almalıdır.

Dosyada bulunması yararlı kayıtlar:

• Ergonomi ve güvenli çalışma alanı bilgilendirmesi
• Elektrik, kablo ve ekipman güvenliği kontrolü
• Çalışanın aldığı eğitim ve bilgilendirme kaydı
• İş kazası veya ramak kala olay bildirim kanalı
• Acil durum irtibat bilgisi
• Sağlık gözetimi ve periyodik kontrol kayıtları

Evde meydana gelen her olay otomatik olarak iş kazası sayılmaz. Olayın görev, zaman ve yürütülen işle bağlantısı somut kayıtlarla değerlendirilir; bildirim süreleri ayrıca takip edilir.

KVKK ve Bilgi Güvenliği

Yönetmelik, işverenin korunması gereken veriyi tanımlamasını, kapsamını belirlemesini ve çalışana bildirmesini; çalışanın da kurallara uymasını öngörür. KVKK bakımından veri sorumlusunun teknik ve idari tedbir yükümlülüğü devam eder.

Asgari kontrol listesi:

• Kurumsal cihaz ve güncel güvenlik yazılımı
• Çok faktörlü kimlik doğrulama ve gerektiğinde VPN
• Rol bazlı erişim ve düzenli yetki gözden geçirmesi
• Kişisel e-posta, bulut ve taşınabilir bellek kuralları
• Fiziksel belge, yazıcı ve ekran güvenliği
• Yurt dışı sistem ve veri aktarımı kontrolü
• Veri ihlali bildirim zinciri
• İşten ayrılışta erişim kapatma, cihaz iadesi ve veri silme

Protokolde genel gizlilik cümlesi bulunması bu kontrollerin yerini tutmaz. Politika, teknik ayar ve olay kayıtları birlikte işletilmelidir.

Ofise Dönüş ve Protokolün Sona Ermesi

Uzaktan çalışma talebi ve işyerinde çalışmaya dönüş yöntemi yazılı kurulmalıdır. Çalışanın ofise dönüş talebinin nasıl iletileceği, işverenin değerlendirme yöntemi, geçiş tarihi, ekipman iadesi ve hibrit plan değişikliği açık olmalıdır.

İşverenin tek taraflı değişiklik yapma yetkisi sınırsız kabul edilmemelidir. İş sözleşmesi, yönetmelik, çalışma koşullarındaki değişikliğin niteliği ve somut organizasyon ihtiyacı birlikte değerlendirilir.

En Sık Yapılan Hatalar

• Geçişi yalnız e-posta veya sözlü onayla yapmak
• Çalışma adresini ve hibrit günleri yazmamak
• Ekipmanı seri numarasıyla zimmetlememek
• Sabit gider ödemesini belge ve bordrodan kopuk yürütmek
• Fazla çalışma için kayıt ve onay düzeni kurmamak
• Kişisel cihaz ve bulut kullanımını sınırsız bırakmak
• İSG bilgilendirmesini ofis çalışanlarıyla sınırlamak
• Ofise dönüş ve ekipman iade yöntemini yazmamak

Sık Sorulan Sorular

Mevcut iş sözleşmesini tamamen yenilemek gerekir mi?

Her durumda gerekmez. Mevcut çalışan için ayrıntılı, tarafların mutabakatını gösteren bir ek protokol hazırlanabilir. Protokol fiili çalışma düzeniyle uyumlu olmalıdır.

Ek protokol elektronik imzayla imzalanabilir mi?

Belgenin yazılılık, ispat ve kullanılan imza yöntemine ilişkin şartları somut süreçte değerlendirilmelidir. Şirketin belge yönetimi ve personel dosyasıyla tutarlı bir yöntem kullanılmalıdır.

Çalışan kendi bilgisayarını kullanabilir mi?

Taraflar bunu kararlaştırabilir; ancak cihaz güvenliği, bakım, destek, veri ayrımı, gider ve işten ayrılışta silme/iade süreci yazılı olmalıdır.

İnternet desteği bordro dışında ödenebilir mi?

Ödemenin gerçek gider iadesi mi yoksa ücret niteliğinde mi olduğu; fatura, şirket politikası, tutarın belirlenme yöntemi ve fiili kullanıma göre incelenmelidir.

Hibrit çalışma da uzaktan çalışma kurallarına girer mi?

Çalışanın iş organizasyonu içinde işyeri dışında çalıştığı günler bakımından uzaktan çalışma düzeninin yazılı ve belirli olması gerekir. Ofis ve uzaktan günlerin planı açıkça kurulmalıdır.

İlk inceleme için ne göndermeliyim?

İş sözleşmesi, görev tanımı, çalışma planı, ekipman listesi, gider politikası, bordro/SGK kayıtları, bilgi güvenliği ve İSG belgelerini gönderin.

Resmi Kaynaklar

• Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Uzaktan Çalışma Yönetmeliği: https://www.csgb.gov.tr/Media/cyxd4g3n/uzaktan-%C3%A7al%C4%B1%C5%9Fma-y%C3%B6netmeli%C4%9Fi.pdf
• Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Uzaktan Çalışma Yönetmeliği duyurusu: https://www.csgb.gov.tr/cgm/haberler/10-03-2021/
• Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, çalışma mevzuatı: https://www.csgb.gov.tr/cgm/mevzuat/
• KVKK, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler: https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2040/Veri-Guvenligine-Iliskin-Yukumlulukler
• KVKK, Kişisel Veri Güvenliği Rehberi: https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/4198/Kisisel-Veri-Guvenligi-Rehberi-%28Teknik-ve-Idari-Tedbirler%29

Bu içerik genel bilgilendirmedir. İş hukuku, bordro, SGK, vergi, İSG ve KVKK sonucu sözleşme ile fiili çalışma düzenine göre ayrıca değerlendirilmelidir.